Blog

Hoe Office 365 implementeren?

Walter De Roeck
|

Van project naar programma

Office 365 is een set is van software en cloud-services om de productiviteit van werknemers te bevorderen. Hieruit kies je de elementen die je nodig hebt voor jouw gebruik. De meeste bedrijven gebruiken Office 365 dan ook op een unieke manier.

En dus benadert ook elk bedrijf de implementatie ervan anders, liefst met zo weinig mogelijk complexiteit.

Ik stel twee verschillende tendensen vast:

  1. Sommige bedrijven willen de complexiteit reduceren door de implementatie in kleine stukjes te hakken. Zij definiëren los van elkaar staande projecten. Bijvoorbeeld een project om Exchange te migreren naar de cloud, een ander project om hun accountmanagers te voorzien van de mobiele toepassingen en nog een project om… Deze bedrijven zullen na een tijd concluderen dat hun Office 365-implementatie niet succesvol was. Omdat de samenhang ontbreekt, zien gebruikers de meerwaarde niet. Je zal bovendien heel wat extra werk moeten verrichten om alles vlot te laten werken.
  2. Andere bedrijven willen de complexiteit reduceren door het geheel zo klein als mogelijk te houden. Zij begrijpen dat alles één geheel vormt, maar houden de verschillende onderdelen van het project zo klein mogelijk. Ook deze bedrijven zullen na een tijd merken dat hun Office 365-implementatie niet het gehoopte resultaat geeft. Enerzijds omdat ze functionaliteiten missen, maar ook omdat medewerkers er geen gebruik van maken. Ook hier zal je achteraf extra werk moeten verzetten om alles efficiënt te laten functioneren.

Een betere aanpak is beide benaderingen samenvoegen. Durf groot denken en handelen, maar doe dit op een gecontroleerde manier. Je doet dit door van je Office 365-implementatie geen project, maar een programma te maken. Definieer verschillende tracks of deelprojecten in je programma. Schenk voldoende aandacht aan timing en onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende tracks. Activiteiten specifiek voor één track behandel je binnen die specifieke track. Zo kan je horizontale tracks (zoals Exchange, Sharepoint en OneDrive for Business) en verticale tracks (user adoption en security) definiëren. Alle afhankelijkheden tussen de verschillende horizontale en verticale tracks beheer je dan eenvoudig op programmaniveau. Je zal merken dat dit programma tot de gewenste resultaten zal leiden.

Office 365 op de juiste manier implementeren? Contacteer me via +32 3 543 75 61 of Walter.De.Roeck@xylos.com om een afspraak te maken.

Walter De Roeck

Written by

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *