Blog

SharePoint Design Tip: wat met mappen?

Laurent Van Eesbeeck
|

SharePoint staat bekend als een tool “waarin men mappen niet mag gebruiken.” Ik hoor de vraag wel vaker, vanuit verschillende niveaus van gebruikers: “Wat is er eigenlijk mis met mappen?”. Daarom een illustratie via deze blog post.

Stel dat je in een bedrijf werkt dat twee diensten aanbiedt: A en B, en dat je drie klanten hebt, 1, 2 en 3. Als je de gekoppelde contracten van deze klanten en diensten moet organiseren, welke mappenstructuur gebruik je dan het liefst? Je keuze hangt af van het volgende: wil je je bestanden liever per klant of per dienst groeperen?

Voorbeeld 1

+—Klant 1

| +—Dienst A

| | Contract1A.docx

| |

| \—Dienst B

| Contract1B.docx

|

+—Klant 2

| +—Dienst A

| | Contract2A.docx

| |

| \—Dienst B

| Contract2B.docx

|

\—Klant 3

+—Dienst A

| Contract3A.docx

|

\—Dienst B

Contract3B.docx

+—Dienst A

| +—Klant 1

| | Contract1A.docx

| |

| +—Klant 2

| | Contract2A.docx

| |

| \—Klant 3

| Contract3A.docx

|

\—Dienst B

+—Klant 1

| Contract1B.docx

|

+—Klant 2

| Contract2B.docx

|

\—Klant 3

Contract3B.docx

Stel dat jouw bedrijf 10 diensten aanbiedt voor een geheel van 200 klanten. Je wenst je documenten per klant te groeperen en kiest dus voor de eerste boomstructuur. Stel nu dat je manager een financieel verslag moet schrijven voor de dienst B, en dat hij je vraagt om alle gekoppelde contracten te bezorgen. Daar ben je vast een tijdje mee bezig, toch?

Het probleem met mappen is dat ze informatie over hun inhoud bevatten (metadata), en dat een bepaalde mappenstructuur je verplicht om documenten in deze bepaalde volgorde te verkennen: eerst per klant dan per dienst, of eerst per dienst dan per klant. In een SharePoint-bibliotheek zijn de metadata direct aan de documenten gekoppeld, waardoor men ze kan filteren en weergeven zoals men het wilt.

Voorbeeld 2

Een ander mogelijk probleem met mappen: verschillende mensen organiseren hun documenten op verschillende manieren. Stel dat jouw departement de documenten per klant en dan per dienst organiseert, maar dat een ander departement de documenten per dienst en dan per klant organiseert. In een startup kan dit nog werken, maar in een groot bedrijf wordt dit snel onbruikbaar.

Conclusie: Je kan met mappen werken, maar weet dat de verschillende soorten gebruik (en redenering erachter) ervan niet altijd de meest efficiënte manier van werken is.

Heb je toch mappen nodig? Gebruik Document Sets.

Mappen zijn niet altijd onbruikbaar. Stel dat je op de marketingafdeling werkt en dat je een bibliotheek hebt om de reclamecampagnes in onder te brengen. Waarschijnlijk bevatten de campagnedocumenten logo’s, beelden en een heleboel andere elementen die je liever in aparte bestanden houdt om ze te bewerken met andere toepassingen. In deze situatie vormen de campagnedocumenten en alle bijlages een logisch geheel.

Hier vinden Document Sets hun nut. Document Sets zijn verbeterde SharePoint-mappen die metadata kunnen bezitten. Als men er bestanden in zet, nemen ze automatisch de metadata van hun Document Set over. Dit is het meest handige en bespaart je het lastige werk om ze manueel te moeten invullen. Het is ook mogelijk om in een SharePoint-view alle mappen en Document Sets plat te leggen, en de documenten dan anders te organiseren.

Naast de andere features van Document Sets, is er ook nog de mogelijkheid om:

  • Templates aan de Set toe te voegen.
  • Workflows te starten op alle documenten in de Document Set.

 

Wens je je nog meer te verdiepen in het gebruik van SharePoint, neem dan een kijkje bij onze SharePoint-opleidingen voor eindgebruikers.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Laurent Van Eesbeeck

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *