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Conseils pour les managers dans le cadre d’un processus de changement lors d’une migration vers Microsoft 365

Les entreprises sont en permanence dans un processus d’évolution. Comment l’organisation peut-elle s’améliorer et acquérir un meilleur positionnement sur le marché ? Les nouvelles technologies telles que Microsoft 365 apportent souvent une réponse à cette question. Cependant, se concentrer sur l'aspect technique du changement n’est pas suffisant ! L’aspect humain du changement est tout aussi important ! De nombreux managers tiennent heureusement compte de l’aspect humain dans le cadre des processus de changement.

Mais comment devez-vous, en tant que manager, démarrer un tel processus de changement et continuer à le gérer dans le temps ?

Dix conseils que vous pouvez utiliser lorsque votre organisation implémente Microsoft 365

1. « Mon manager dit que nous allons utiliser Teams qui nous permettra de travailler efficacement. Après quoi le manager du Retail dit que Teams est mis en place parce que nous devons nous renouveler de temps en temps. »

Adoptez une seule voix, une seule vision. Veillez à ce que tous les managers soient sur la même longueur d’ondes et diffusent une vision réellement soutenue par toute l’entreprise.

2. « Nous recevons un nouvel outil ‘Teams’, mais qu’en est-il de Skype for Business ? Quel outil allons-nous désormais utiliser pour organiser des réunions en ligne ? »

Faites en sorte que votre message soit réaliste. Mettez en évidence ce qui change, mais aussi ce qui reste.

3. « J’entends par ‘des bruits de couloir’ que nous allons recevoir un nouvel outil Microsoft. Vous en avez entendu parler ? »

La source de laquelle les collaborateurs reçoivent l’information est très importante. Idéalement, les grands changements devraient être annoncés par le CEO (sponsor) de l’organisation. Le CEO témoigne ainsi de sa grande implication par rapport au projet.

4. « Mon manager utilise constamment Planner et To do, qui va donc pouvoir nous expliquer les possibilités ? »

Les grands changements sont annoncés par les cadres supérieurs, mais ensuite le supérieur hiérarchique direct doit soutenir les collaborateurs. La personne le fera en se montrant transparente et en s’exprimant en toute connaissance de cause. Vous donnez ainsi un bon sentiment à vos collaborateurs.

5. « Je ne sais absolument pas comment sauvegarder mes documents, ni comment les partager sur SharePoint. Si mes collègues ont besoin de quelque chose, qu’ils le demandent ! Je continuerai à sauvegarder mes documents sur mon disque dur ! »

En tant que manager direct, gérez correctement les réactions émotionnelles : soyez patient, soyez à l’écoute, posez des questions en cas de résistance, ... Le changement engendre incertitude et angoisse. Veillez à inspirer les collaborateurs en accordant de l’attention à ce qui les passionne et les préoccupe. Voyez comment intégrer cela au narratif et témoignez-leur de l’appréciation.

6. « Tant mieux que nous ayons Microsoft 365, mais je continue simplement à partager mes fichiers via Dropbox. Notre département IT bloque le partage avec des personnes externes via OneDrive mais pas via Dropbox. »

Soyez attentif à la résistance silencieuse ! Certains collaborateurs n’affichent pas de résistance, mais ne donnent pas de feed-back et gardent tout simplement leurs anciennes habitudes. Réagissez rapidement. Vérifiez que chacun ait compris le même message ! Les gens filtrent les flux de communication à leur façon. Un message peut dès lors être interprété différemment, voire se faire oublier.

7. « L’équipe de projet se réunit avec d'autres organisations ayant déjà effectué une migration Teams. Ils discutent de ce qui fonctionne pour eux et des obstacles. »

Abordez « les meilleures pratiques » des organisations qui sont déjà passées par un processus de changement. Osez reconnaître les obstacles éventuels. Soyez honnête !

8. « Si l’entreprise veut que nous utilisions des tas de nouveaux outils comme Teams, qu’ils prennent suffisamment de temps sur notre planning hebdomadaire pour nous expliquer le projet. »

Montrez à vos collaborateurs que vous prenez du temps pour eux. Soyez attentif à ce qu’ils traversent lors du processus de changement. Ne parlez pas de communication ouverte si vous fermez vous-même les portes.

9. « Nous devons changer sans cesse, mais nos managers réalisent-ils le temps et l’investissement que cela nous demande ? »

Accordez de la reconnaissance à vos collaborateurs ! Vous pouvez le faire dans une communication ultérieure en mentionnant quelques éléments positifs que vous avez remarqués lors du processus de changement ou en témoignant de l’appréciation à certains collaborateurs.

10. « C’est typique ! Au début d’un grand projet, le CEO annonce plein de beaux messages. Et dès qu’on s’y attelle, on ne le voit plus. Pourvu que ce soit différent pour ce ‘projet Teams’.

Si on participe à un concours, on le suit jusqu’à la fin. C’est la même chose dans le cas d’un processus de changement. Les managers sont souvent activement présents au début d’un projet, mais disparaissent par la suite. Il est réellement très important que vous restiez visible en tant que manager même après la fin d’un projet. Le succès est effectivement basé sur l’engagement, l’appropriation et la façon d’atteindre à chaque fois vos objectifs en tant qu’organisation.

Implémenter un processus de changement efficace demande du temps, du savoir et une bonne stratégie. Nos experts expérimentés sont là pour guider votre organisation au travers de chaque processus de changement. Vous souhaitez en savoir plus sur notre approche ? 

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Categories: Change Management

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