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Carglass passe rapidement de Lotus Notes à Microsoft Office 365

« La gestion du changement reste aussi nécessaire après une telle migration, mieux vaut s’en charger interne. »

Carglass est passée de Lotus Notes à Microsoft Office 365
Migration presque automatique grâce aux outils de migration de Quest
Le temps gagné sur l’entretien est consacré à des tâches plus utiles

Lotus Notes n’offrait plus assez de possibilités et d’innovations, et son assistance technique exigeait trop de temps du staff IT. Carglass a été l’une des premières entreprises en Belgique à passer à Microsoft Office 365. Tout s’est passé très vite grâce à son partenaire IT Xylos et aux outils de migration de Quest. Le staff IT peut donc désormais se concentrer sur les applications et les systèmes qui améliorent encore les performances de l’entreprise.

« Le logiciel ne répondait plus aux besoins de l’entreprise. Nous avions besoin d’un outil plus flexible », explique Dirk Slechten, IT Operations Manager chez Carglass®. « Par ailleurs, l’entretien du logiciel pesait lourdement sur l’emploi du temps de notre staff IT. En effet, il requérait un collaborateur à plein temps ! »

Espace de stockage de 25 Go pour tous

Après avoir analysé plusieurs solutions, Carglass a retenu Microsoft Office 365, devenant ainsi l’une des premières entreprises en Belgique à franchir le pas. Ce faisant, elle dispose de différentes applications qui permettent d’améliorer l’efficacité, la vitesse et la personnalisation de la communication. En plus des applications classiques (Word, Excel et PowerPoint), Office 365 comprend aussi le programme de messagerie Outlook, la plate-forme SharePoint pour la gestion documentaire et la collaboration en ligne, et Skype Entreprises, qui combine chat, téléphonie et communication vidéo. Afin de passer rapidement à la plate-forme de Microsoft, Carglass a fait appel au partenaire IT Xylos.

« Notre système de messagerie n’avait qu’un volume de base de données très limité, ce qui nous imposait de l’archiver en permanence. Le passage à Outlook, où chaque utilisateur dispose de 25 Go était d’ores et déjà un grand soulagement. Par ailleurs, l’interface familière de Microsoft est un atout déterminant », indique Dirk.

  • 44 est le nombre de centres de service en Belgique et au Luxembourg qui sont momentanément reliés via Skype Entreprises
  • 25 Go est la taille des nouvelles boîtes aux lettres des collaborateurs
  • 1 collaborateur du staff IT se chargeait uniquement d’assurer la disponibilité du système de messagerie avant la migration

Traitement plus efficace et rapide de dossiers complexes

Les collaborateurs de Carglass n’ont pas encore pu constater de résultats quantifiables. « Mais les nouvelles applications telles que la communication et le chat permettent à nos collaborateurs de communiquer d’une manière plus confidentielle et plus personnelle, de quoi renforcer automatiquement la confiance », explique Dirk Slechten. « Non seulement dans les rangs des collègues, mais aussi des partenaires et des clients. Ils sont ainsi en mesure de gérer plus vite et plus efficacement des dossiers complexes et sensibles. »

L’informaticien qui se chargeait auparavant de la bonne marche de Lotus Notes est toujours à pied d’œuvre, mais s’acquitte aujourd’hui de tâches plus passionnantes. « Grâce au passage à une solution dans le cloud, le staff IT se penche moins sur les aspects techniques et peut se concentrer pleinement sur des produits et des services qui peuvent encore renforcer l’entreprise », constate Slechten.

Toujours nécessaire : la gestion du changement

La migration vers la nouvelle plate-forme de communication a été très rapide. Les outils utilisés par le partenaire IT Xylos n’ont certainement pas été étrangers à cette performance. « Nous avons utilisé Notes Migrator et Coexistence Manager de Quest », poursuit Dirk, « qui ont assuré une migration presque automatique à quelques petites exceptions près. Nous avons aussi trouvé très agréable que Xylos nous ait aidés à effectuer la plus grande partie du travail nous-mêmes, après que leurs experts nous ont mis sur la bonne voie. »

Carglass® a totalement pris en charge la gestion du changement qui accompagne une telle migration. « Ce fut vraiment un choix difficile », se rappelle Dirk. « Vous connaissez le mieux votre propre organisation, mais, par ailleurs, vous n’avez pas l’expertise nécessaire dans les processus sous-jacents. En définitive, nous sommes très satisfaits de cette décision, car la gestion du changement reste tout simplement nécessaire. Nos collaborateurs apportent par exemple leurs propres appareils au travail et utilisent de manière autonome Dropbox ou d’autres services dans le cloud. Autant de points que tout département informatique doit apprendre à utiliser de manière responsable, cela va de soi. »

« De nouveaux outils comme la vidéocommunication et le chat augmentent la personnalisation et la confidentialité des communications, de quoi renforcer la confiance au sein des collègues, partenaires et clients. »

Dirk Slechten, IT Operations Manager