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Le rôle futur du lieu de travail physique

Compte tenu de la crise du coronavirus et, dans sa foulée, de l’obligation de travailler à domicile, l’affirmation suivante prend tout son sens au sein de nombreuses entreprises : « Le travail est une activité que vous exercez et non (plus) un lieu physique où vous vous rendez ». Il est donc logique de se demander quelle fonction un bureau remplira encore dans les semaines, les mois, voire les années à venir. Découvrons plus en détail les différents types de lieux de travail physiques et les secrets de leur aménagement optimal.

Le rôle futur du lieu de travail physique

Nous sommes convaincus que les bureaux physiques seront toujours nécessaires. Reste la question de savoir si un collaborateur souhaite toujours s’y rendre pour y passer la journée derrière son ordinateur. La réponse est probablement non, car nous avons constaté au cours de ces dernières semaines que tout pouvait parfaitement se faire à distance. Avec ce mode de travail, fini de perdre un temps précieux pour vos déplacements. Sans compter que les distractions sont moins nombreuses et que la concentration est supérieure.

Alors, pourquoi vouloir encore se rendre au bureau ? Pour les collaborations physiques ou les réunions en face à face obligatoires ? Tous ces scénarios prendront place dans les « espaces partagés » de votre bureau. Vous aurez ainsi besoin de différents types d’espaces collaboratifs, d’espaces de réunion et d’espaces webinaires.

Vous avez peut-être déjà tous ces espaces à votre disposition ? Quoi qu’il en soit, ces espaces doivent être équipés de la technologie appropriée qui justifie le déplacement de vos collaborateurs. Parcourons ensemble en détail les espaces typiques qui justifieront le déplacement au bureau de vos collaborateurs et visiteurs externes.

  

Type 1 : Réception et Service desk virtuels

Votre collaboratrice ou collaborateur à l’accueil, à la réception ou au Service Desk constitue le premier point de contact pour les visiteurs externes. C’est également la première personne plus exposée aux contacts physiques. Concevoir un accueil virtuel vous permet de toujours offrir le même service, tout en veillant à la sécurité de vos collaborateurs. Sans oublier les possibilités innovantes de cette nouvelle approche pour vos futurs services.

Type 2: La Huddle Room (petite salle de réunion)

La demande pour une huddle room est en hausse depuis plusieurs années. En effet, de nombreuses collaborations physiques ne comptent que quelques participants. Un espace restreint, mais très pratique, est donc nécessaire pour collaborer efficacement. Les ingrédients de base d’une bonne huddle room ? Un tableau blanc numérique, la possibilité de partager (sans fil) du contenu et des possibilités d’audio- et de vidéoconférence pour impliquer également des participants extérieurs (ponctuels ou planifiés) à la réunion. Voulez-vous un exemple d’une fantastique solution de Huddle Room ? Le Microsoft Surface Hub 2S, une véritable solution tout-en-un pour tous les aspects évoqués ci-dessus, combinée à l’utilisation de Teams, Skype Entreprise et autres applications Microsoft & tierces. Si vous avez d’autres besoins, par exemple, pour ce qui concerne Zoom ou d’autres outils collaboratifs, il existe de nombreuses possibilités pour configurer votre Huddle Room sur mesure. L’aménagement d’une telle salle peut donc prendre différentes formes et peut s’adapter à n’importe quel budget. Il est ainsi possible d’activer également plusieurs espaces immédiatement accessibles pour votre entreprise ou organisation.

Type 3: La salle de réunion(petite, moyenne et grande) 

Les salles de réunion « classiques » resteront également nécessaires, car elles peuvent accueillir un nombre plus important de personnes (de 4 à 20, voire plus) afin d’assurer une concertation physique et interactive. La possibilité de partager (sans fil) du contenu reste essentielle dans ces salles. Le tableau blanc interactif et la possibilité d’impliquer des participants extérieurs via Microsoft Teams et Zoom restent un must. D’un point de vue technologique, une salle de réunion « moderne » doit certainement être équipée d’un, de deux voire de trois écrans, permettre de partager (sans fil) du contenu, être dotée d’un tableau blanc interactif et disposer d’une intégration avec Microsoft Teams et/ou Zoom et/ou d’autres plateformes virtuelles collaboratives.

Type 4: Salles de conférence, auditoires et réfectoires   

Certains espaces de votre entreprise exigent une attention particulière. Par exemple, dans une salle de conférence, un auditorium ou un réfectoire, il est souvent nécessaire de disposer d’une configuration caméra avec un suivi actif de l'orateur (Active Speaker Tracking) pour mieux visualiser les réunions de conseil d’administration, les événements de l’entreprise ou autres annonces, et pouvoir ensuite les mettre virtuellement à disposition de tous les intéressés. Lors de ce type d’événements numériques, vous devez prêter attention à l’expérience des collaborateurs sur site, mais également à l’expérience des collaborateurs à distance.

Type 5: La salle de formation, mais également à distance

Les formations futures semblent s’inscrire définitivement dans un nouveau scénario. Le formateur pourra probablement encore accueillir des participants physiques dans sa salle de formation. Mais ces formations seront également suivies par des participants à distance, en quête de la même expérience que les participants sur site. Dans ce type de scénario, les axes technologiques jouent certainement un rôle, afin de pouvoir offrir à chaque participant la même expérience en termes d’audio, de vidéo, de contenu et d’interactivité.

Type 6: l’espace webinaire

L’organisation d’un webinaire ne nécessite généralement qu’une bonne expérience audiovisuelle avec un ou plusieurs microphones optimisés, une installation caméra et la possibilité d’ajouter du contenu (présentation, vidéo, tableau blanc…) au webinaire. N’oubliez pas une salle confortable, avec une bonne acoustique, et vous voici prêt à partager annonces, vision et connaissances sur une base régulière. Tirez le meilleur parti de ce petit « espace excédentaire » et « webinez » immédiatement sans grever votre budget.

Réservation et visualisation de la disponibilité dans vos bureaux

Il convient, bien entendu, d’utiliser les espaces décrits ci-dessus d’une manière optimale. C’est pourquoi il est important d’accorder une attention suffisante à un système de disponibilité et de réservation. Vous pouvez naturellement visualiser la disponibilité de ces salles dans votre calendrier Outlook et, à partir de là, également gérer la réservation d’un espace. Mais nous voulons aller encore plus loin et, via la signalétique numérique au sein de vos bureaux, visualiser les salles encore disponibles. Ainsi, nous vous offrons la possibilité de réserver la salle ad hoc, sans avoir besoin d’un PC avec Outlook.

Ces défis intéressants exigent une approche appropriée

Nous sommes conscients que les défis abordés dans ce billet de blog sont assortis de décisions importantes pour votre entreprise. C’est pourquoi Xylos souhaite vous aider à élaborer une stratégie appropriée et à opérer des choix judicieux.

Forte de sa riche expérience, Xylos a mis au point à cet effet une méthode qui vous apporte un soutien de A à Z, lors de chaque phase de ce processus :

  • · Envisioning : envisager les possibilités qui répondent le mieux à vos besoins, par exemple en tenant compte de votre culture d’entreprise, de vos budgets et des outils de conférence en ligne utilisés tels que Microsoft Teams, Zoom, Skype Entreprises…
  • Design : concevoir la ou les nouvelles solutions, à la fois sur le plan technique, pour une intégration parfaite à votre environnement TIC existant, et en termes d’intégration fonctionnelle à vos processus d’entreprise.
  • Enable : permettre l’activation de la ou des nouvelles solutions par une mise en œuvre technique complète et un accompagnement de vos utilisateurs finaux dans l’adoption des nouvelles technologies.
  • Embrace : adopter la ou les nouvelles solutions via une plateforme de gestion centralisée pour toutes les technologies, y compris le suivi de l’utilisation et de la qualité, et l’amélioration de la solution en exploitant ces données.

Ensemble, nous nous assurerons que votre entreprise ou organisation est prête à remettre le pied à l’étrier dans le « Nouveau Bureau ». Si vous souhaitez en savoir plus et découvrir notre expertise et nos solutions, n’hésitez pas à nous contacter ! 

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