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Le Groupe Multipharma a résolument opté pour le « nouveau mode de travail », entre autres, afin d’améliorer la communication avec les 300 points de vente en Belgique. Avec Xylos, une première étape a été réalisée en activant un peu plus de 1 800 comptes sur Microsoft Office 365. Xylos les a couplés dans une configuration hybride avec le Microsoft Exchange Server du siège central. 1800 collaborateurs ont ainsi pu bénéficier d’une adresse mail individuelle. Le département HR a rapidement décidé de numériser totalement un certain nombre de processus par le biais du mail. En permettant une communication meilleure et plus transparente au sein de l’entreprise ce projet a aussi servi de base à un programme NWoW plus étendu.
Par le passé, les pharmacies de Multipharma diposaient d’une seule adresse e-mail utilisée pour toute communication interne. Dans le cadre du programme New Way of Working, Multipharma a décidé de l’élargir de sorte que la communication et la collaboration avec le personnel des pharmacies soient plus personnelles, directes et efficaces. Une nouvelle manière de collaborer implique aussi une nouvelle manière de communiquer.
« Nous entendions moderniser notre culture d’entreprise, impliquer davantage l’ensemble de nos collaborateurs et améliorer la communication avec nos pharmacies », souligne Bernard Pierre. « Grâce, entre autres, à la migration vers Microsoft Office 365, nous voulions que les services centraux puissent contacter les bonnes personnes des officines plus simplement et plus rapidement. En outre nous constatons une augmentation des interactions entre collègues des différents points de vente, car ils peuvent entrer en contact plus facilement et plus rapidement. »
Migrer vers Microsoft Office 365 : gains de temps et d’argent
« Deux raisons ont motivé le choix de Microsoft Office 365 : la vitesse d’implémentation et le prix », explique Bernard Pierre. « Nous n’avions pas besoin de licences complètes, parce que nous utilisons un serveur central dans la pharmacie. Nous avons donc souscrit des centaines d’abonnements « K1 » qui permettent à nos collaborateurs d’accéder à Outlook Online et de consulter des documents via le navigateur. Un avantage supplémentaire est que les employés peuvent consulter leur mail d’où qu’ils veulent, ce qui est très utile pour nos collaborateurs itinérants.»
Le nouveau mode de travail, de collaboration et de communication avec les 300 points de vente en Belgique doit permettre à Multipharma de poursuivre sa récente croissance et de soutenir son programme de changement de culture d’entreprise. À l’avenir, l’interaction entre le siège central et les pharmacies sera nettement plus intense de sorte que l’entreprise pourra plus rapidement prendre la balle au bond.
Environnement hybride et totalement intégré
En moins de deux mois, Xylos a mis en place les 1 800 adresses e-mails. « En soi, ce n’est pas un travail complexe », estime Bernard Pierre. « Xylos a surtout apporté son expertise pour coupler toutes les nouvelles adresses à l’Active Directory existant et à notre Exchange Server au siège de sorte que nous puissions partager nos agendas et avoir accès à l’ensemble du carnet d’adresses de l’entreprise. Un mailcloud hybride n’est pas chose aisée, mais Xylos s’en est sorti avec brio. »
- 1 800 : collaborateurs disposent d’un abonnement Office 365
- 2 : mois pour effectuer la migration vers Office 365
- 95% : des boîtes mails activement utilisées
Xylos développe des reference cards pour accélérer l’adoption
Compte tenu de la brièveté du projet, Xylos et Multipharma ont préféré éviter toute formation classique ou e-learning pour aiguiller les nombreux collaborateurs des pharmacies sur la voie d’Office 365. Toutes les informations nécessaires pour assurer un démarrage rapide se trouve sur des reference cards que Xylos a développées pour Multipharma. Un groupe pilote a fourni une première série de feed-back qui a permis à Xylos de les ajuster.
L’équipe de Bernard Pierre a suivi pendant trois mois le degré d’adoption du nouvel outil et le nombre decommunications. Il est ressorti de ces observations que les collaborateurs utilisent très activement leur nouvelle boîte de réception. Le département HR a donc rapidement décidé de remplacer certaines communications papier uniquement par des documents électroniques, ce qui stimule encore plus les collaborateurs d’utiliser Office 365 régulièrement .
Auparavant, l’ensemble des collaborateurs des pharmacies recevaient, par exemple, une brochure papier avec les formations internes. Ils devaient ensuite remplir un formulaire et le renvoyer. Cette période est désormais révolue. Ils reçoivent aujourd’hui un e-mail avec le lien vers une nouvelle plateforme de formation en ligne, où ils peuvent s’inscrire numériquement. Grâce à Microsoft Office 365, l’entreprise gaspille moins de papier et gagne du temps et de l’argent.
Office 365 est le sésame des nouveaux projets NWoW
Le projet Office 365 était finalement la première étape du projet NWoW. « Nous voulions rapidement passer au nouveau système et également démontrer à l’entreprise que NWoW porte ses fruits. Le degré d’adoption était donc très important pour la suite, à savoir les nouveaux logiciels de vidéo et de téléphonie. Après la première expérience positive, les pharmaciens attendent avec impatience ce nouveau changement, car ils savent que la communication s’accélérera une nouvelle fois. Ils sont satisfaits que l’entreprise investisse dans leur plaisir à travailler », conclut le Program Manager.
« Xylos a surtout apporté son expertise pour coupler Microsoft Office 365 à l’Active Directory existant et à notre Exchange Server. Un mailcloud hybride n’est pas chose aisée, mais Xylos s’en est sorti avec brio. »