Mazda intensifie la collaboration grâce au coaching individuel et à un plan de communication sur mesure

« Nous devions sensibiliser nos collaborateurs à ce nouveau lieu de travail et c’est pourquoi nous avons choisi de collaborer avec Xylos. »

Xylos met en œuvre un parcours de changement dans la filiale belge à Willebroek et la filiale allemande à Leverkusen
Xylos accompagne Mazda dans l’élaboration du plan de communication complet

« Lorsque vous êtes au volant d’une Mazda, vous n’êtes jamais seul. » Mazda a immédiatement joint le geste à la parole lors de sa migration vers Windows 10 et Office 365. Car, reconnaissons-le, un tel changement ne peut réussir que si tous les collaborateurs l’adoptent ensemble. « Afin de faciliter la transition vers ce nouvel environnement de travail pour tous ses collaborateurs, le constructeur automobile a fait appel aux experts de Xylos. Ceux-ci ont élaboré un parcours de changement et un plan de communication connexe sur mesure », déclare Johan Van Parys, IT-manager chez Mazda Motor Logistics Europe.

Teasing avec NEO Learning

« Avec OneDrive d’Office 365, Mazda a fait ses adieux aux fichiers locaux et est passé à un environnement dématérialisé dans le cloud où il est facile de partager les informations. Mais nous ne nous sommes pas arrêtés en si bon chemin, cela va de soi. Avant toute chose, nos collaborateurs doivent être conscients de la possibilité de collaborer à distance. C'est pourquoi NEO Learning, la marque d’e-learning de Xylos, a conçu et réalisé un teaser. Nous l’avons publié sur notre intranet et l’avons projeté sur grand écran à la cafétéria. Le ton avait ainsi été donné », précise Johan.

  • 230 collaborateurs participent au parcours de changement à Willebroek
  • 400 collaborateurs participent au parcours de changement à Leverkusen

Conseils et astuces de communication sur mesure

Après le teasing des collaborateurs, il convient naturellement de les informer et de les accompagner efficacement. Dans un premier temps, Xylos a ainsi organisé une séance accueil-information au cours de laquelle le formateur a répondu à des questions telles que : « Quels sont les avantages de Windows 10 et d’Office 365? » ; « Qu’est-ce qui change ? » et « Comment allons-nous aider chaque collègue ? » « Après cet atelier, les formateurs Xylos ont expliqué plus en détail les diverses fonctions de Windows 10 et d’Office 365 lors de séances de démonstration », poursuit Johan. Un plan de communication mûrement réfléchi était nécessaire pour mener à bonne fin toutes ces sessions de formation. Dans ce cadre, Mazda a également fait appel à l’aide de Xylos. « Les consultants en changement nous ont donné beaucoup de conseils et d'astuces sur le contenu, le calendrier et la fréquence de la communication. Grâce à leurs modèles de mailings, notre communication écrite a été plus rapide et plus efficace, car nous savions parfaitement quel message nous devions transmettre à quel moment ».

Réactions et commentaires positifs

Quelques semaines après la migration, Mazda a demandé à ses collaborateurs leur avis sur le déroulement de l’ensemble du parcours de changement par le biais d’une enquête. La communication était-elle claire ? Les messages passaient-ils correctement ? La migration s’est-elle bien passée ? Suffisamment d’ateliers pratiques étaient-ils prévus pour renforcer les connaissances et répondre aux questions éventuelles ? Pas moins de 80 % des collaborateurs ont répondu à toutes ces questions par un « Oui » franc et massif. « Le projet s’est parfaitement déroulé, grâce à une collaboration sans faille avec Xylos. Nous avons toujours obtenu une réponse immédiate à nos questions : c’est ce qui fait toute la différence », conclut Johan.

 

« Grâce aux modèles de mailings de Xylos, notre communication écrite a été plus rapide et plus efficace, car nous savions parfaitement quel message nous devions transmettre à quel moment. » 

Johan Van Parys, IT Manager chez Mazda Motor Logistics Europe