Continental a choisi Xylos pour atteindre le plus rapidement possible son New Workplace

"Le changement est un domaine de connaissance en soi et Xylos possède cette expertise en interne."

Xylos a organisé des ateliers, des webinaires et des sessions avec un Digital Coach
La plate-forme vidéo en ligne OASE fait partie intégrante du parcours de changement

En 2018, Continental a décidé de lancer le projet MO 365, Your New Work Style. Fort de ce parcours de changement, le fabricant de pneumatiques allemand entendait simplifier le passage à Office 365 pour ses collaborateurs. « Nous recherchions une autre approche pour introduire de nouveaux outils informatiques. C’est pourquoi nous avons décidé de collaborer avec Xylos. Grâce à ses ateliers interactifs, à la présence de son Digital Coach et à sa plate-forme vidéo en ligne OASE, nos collaborateurs apprennent à adopter la nouvelle façon de travailler », explique Wend De Pelsmaeker, HR Manager chez Continental Benelux.

En route vers Office 365

La transition vers Office 365 a commencé par quelques ateliers pour définir la portée du projet. Par exemple, avec qui les chefs de projet doivent-ils communiquer, et quand ? Et quels collaborateurs doivent suivre quelles formations ? Une fois le plan de développement mis au point, les sessions d’inspiration ont rapidement suivi. Au cours de celles-ci, les collaborateurs ont reçu des réponses à des questions telles que « Qu’est-ce qu’O365 finalement ? », « Quelle est la voie à suivre avec Office 365 ? », « Qu’est-ce qui va changer exactement ? » et « À quoi pouvons-nous nous attendre ? ». Ces sessions ont apporté une grande valeur ajoutée, car, pour beaucoup, le cloud était encore un univers inconnu. Le consultant de Xylos a réussi, avec un stylo et du papier, et sans diapositives, à expliquer le concept informatique en toute transparence », explique Gert-Jan.

Le Digital Coach, un collègue parfaitement intégré

Gert-Jan et Wend ne se sont pas contentés de leur instinct pour mesurer la réussite des ateliers organisés. Ils en ont mesuré le succès avec un sondage. Comment les sessions se sont-elles déroulées ? Et quels outils donnent du fil à retordre à nos collègues ? Afin de balayer les questions et les obstacles restants, Xylos a mobilisé un Digital Coach. Au cours de ses moments de contacts et de formations sur site, chacun a pu lui poser ses questions spécifiques sur Office 365. « Cette aventure avec le Digital Coach est une grande réussite, car Koen s’est parfaitement intégré à l’environnement de travail. Tout le monde le connaît et il connaît tout le monde. Il connaissait ainsi les activités et les besoins de tous les collaborateurs », explique Gert-Jan.

  • 230 collaborateurs utilisent actuellement Office 365
  • 300 visionnages des vidéos d’OASE à ce jour
  • 127 parcours d’apprentissage suivis sur OASE jusqu’à ce jour

Microlearning avec OASE

En plus du Digital Coach, nos collaborateurs ont également pu compter sur la plate-forme de vidéos et d’apprentissage en ligne de Xylos, OASE. En raison de la taille de l’entreprise, il n’est souvent pas possible pour tout le monde de suivre une formation classique en même temps. OASE offre, avec sa formule de micro-apprentissage, une autre solution d’apprentissage, idéale. Elle permet en effet aux collaborateurs d’affiner et de compléter leurs connaissances à tout moment et en tout lieu grâce aux courtes vidéos d’instructions. « Le plus grand défi ? Informer suffisamment de collaborateurs de la disponibilité de cette plate-forme. C’est la raison pour laquelle nous avons par exemple stimulé nos collègues de vente avec un nouvel ICP, « OASE », et diffusé le témoignage d’un collaborateur pour encourager les autres à utiliser OASE », précise Gert-Jan.

IT et Business : le yin et le yang du Digital Workplace

Continental a tiré plusieurs enseignements de cette approche. Selon Wend, la composition du groupe de travail sous-jacent au parcours de changement a été décisive. « Notre staff IT ne serait pas arrivé à gérer seul le projet MO 365, Your New Work Style. Ce n’est qu’avec le soutien de toute l’entreprise qu'il est possible de lancer un tel parcours de changement. Ce dernier ne s’est donc pas résumé à une aventure IT, mais à une expérience Continental à part entière. Forts de la collaboration de nos départements IT, RH et marketing, nous avons réussi à transposer clairement chaque étape du changement et à les communiquer à nos utilisateurs finaux. »

Technologie mature, mais prête pour d’autres aventures

« La maturité de la technologie était aussi un élément clé du succès », explique Wend. « Les outils Office 365 ont atteint leur plein potentiel et permettent dès lors d’être utilisés tous azimuts. Ainsi, les inscriptions pour notre campagne de vaccination annuelle contre la grippe se font désormais via Forms. Pratique, non ? » Wend et Gert-Jan restent toutefois critiques. « Malgré le succès du projet, nous continuons à nous poser des questions. Nous nous attachons ainsi à savoir comment de nouveaux collaborateurs, qui n’ont donc pas été en contact avec le Digital Coach et n’ont pas assisté aux ateliers, peuvent prendre le train Office en marche le plus rapidement possible. Une vision à long terme est effectivement indissociable d’un tel parcours de changement », poursuit Gert-Jan.

Et c’est précisément là que Xylos intervient en accompagnant l’évolution au sein de Continental. « Avouons-le, nous pouvons continuer à former nos collaborateurs, mais nous ne possédons pas les connaissances spécifiques en matière de changement, parce que le changement est devenu un domaine de connaissances en soi. Les consultants de Xylos disposent de cette expertise et prennent toujours la balle au bond. Nous sommes dès lors convaincus que tout nouveau suivi se déroulera rapidement et sans souci », conclut Wend.

« Tout le monde connaît le Digital Coach et inversement. Il sait ainsi de quelles informations nos collaborateurs ont besoin. »

Gert-Jan Van Poeke, Analyste Marketing & Coordinateur CRM chez Continental Benelux