Xylos Bruxelles: +32 2 264 13 20
Xylos Anvers: +32 3 543 75 00
xylos@xylos.com

Degroof Petercam opte pour des postes de travail conviviaux

« Nos collègues espagnols et français travaillent aujourd’hui également sur Outlook, tout bénéfice pour une meilleure collaboration. »

Meilleure intégration de tous les logiciels dans les succursales internationales
Environnement de messagerie homogène pour une meilleure coopération internationale
Formation appropriée dispensée à plusieurs groupes d’utilisateurs 

Le logiciel IBM Lotus Notes avec lequel l’ancienne Banque Degroof travaillait, avait besoin d’être remplacé. Le département IT a opté pour Microsoft Exchange Server parce que cette application était mieux adaptée pour organiser plus efficacement les postes de travail des collaborateurs. Les possibilités d’intégration à d’autres applications utilisées par la banque, telles qu’Office et Microsoft Dynamics CRM, ont été déterminantes dans ce choix. Ce projet était à la base d’une migration rapide de la messagerie électronique après la fusion avec Petercam, société de bourse, qui utilisait déjà Exchange. 

Possibilités d’intégration étendues

Le gain d’efficacité réside principalement dans les possibilités d’intégration d’Exchange et Outlook à d’autres applications. « Nous travaillons avec tout le progiciel Office et également avec Microsoft CRM. En outre, nous souhaitons transférer plusieurs applications de Lotus Notes vers SharePoint », déclare Steven Claes. « C’est évidemment mieux lorsque vous pouvez intégrer toutes les applications entre elles. »

Dans une première phase, Degroof Petercam a migré plus de mille boîtes de courrier électronique belges vers Microsoft Exchange. Ensuite, ce fut le tour des autres pays. « Nos collègues espagnols et français travaillent aujourd’hui également sur Outlook, tout bénéfice pour une meilleure collaboration. À l’avenir, nous prévoyons également une intégration pour nos collègues luxembourgeois », poursuit Steven Claes. « Leurs données de contact apparaissent dans nos listes d’adresses internes et nous pouvons consulter leur agenda afin de planifier des réunions. »

Grande facilité d’utilisation

Outre les possibilités d’intégration, la facilité d’utilisation constitue également un atout majeur. « L’écho des collègues qui ont adopté Outlook est très positif. La plupart d’entre eux connaissent très bien les produits Microsoft », continue Steven Claes. « Ils sont heureux de disposer sur leur lieu de travail de la même facilité d’utilisation qu’à la maison sur la boîte mail privée. » 

  • 100% des collaborateurs de l’entreprise fusionnée travaillent aujourd’hui avec le même logiciel : Outlook
  • 1 200 boîtes de messagerie migrent de Lotus Notes à Microsoft Exchange Server

Partenaire expérimenté

Banque Degroof Petercam a opté pour Xylos sur la base d’une procédure de sélection assez classique. « Nous avons dressé un cahier des charges et avons reçu différentes offres », explique Steven Claes. « Xylos possédait une grande expérience avec de tels projets de migration, proposait l’assistance adéquate et un bon rapport qualité-prix. »

Une équipe de projet a été affectée à Banque Degroof Petercam et la collaboration avec Xylos s’est parfaitement déroulée. « Nous avons constaté une répartition des tâches très claire et chaque phase était formellement validée », continue Steven Claes. « L’équipe Xylos nous a aidés avec l’architecture et la conception du logiciel de serveur. Par la suite, nous avons défini ensemble la stratégie de migration pour différents types d’utilisateurs. Enfin, Xylos a veillé à nous apporter les outils nécessaires à la migration et a procédé à la mise en œuvre du logiciel en collaboration avec nos collaborateurs. Tout s’est très bien déroulé, quasiment à la manière d’un processus industriel. »

Formation sur mesure

Étant donné l’impact important de la migration vers une nouvelle technologie sur les utilisateurs, Banque Degroof Petercam a également fait appel à Xylos Learning afin de fournir un plan de formation spécifique pour une transition tout en douceur. « Ce soutien s’articulait autour de trois axes », commente Steven Claes. « Du matériel de référence et un manuel d’utilisation, de courtes sessions au cours desquelles un formateur Xylos expliquait la différence entre Microsoft Outlook et Lotus Notes et, enfin, des parcours spécifiques pour les collaborateurs qui utilisent des fonctions assez avancées dans Outlook. »

Conseiller digne de confiance

Pour Steven Claes, la collaboration avec Xylos est plus qu’à recommander. « Xylos œuvre réellement comme un conseiller digne de confiance. À l’heure actuelle, nous examinons par exemple comment poursuivre la consolidation de nos Active Directories et archiver de façon plus efficace nos échanges par courrier électronique. Nous allons sans aucun doute demander une nouvelle offre à Xylos. » 

« Outlook offre davantage de possibilités pour organiser plus efficacement les postes de travail grâce à l’intégration étendue à d’autres applications. » 

Steven Claes, IT Project Manager