Febelco opte pour l’efficacité et la convivialité avec l’e-plateforme interne iConnect

Xylos est le moteur de ce projet et veille à son dynamisme.

Xylos est le moteur de ce projet en respectant strictement les délais définis
Plateforme de communication interne, iConnect stimule l’esprit d’entreprise
iCons et iQ simplifient la gestion des contrats et de la qualité 

Le distributeur de médicaments Febelco collabore avec Xylos sur iConnect. Il s’agit d’une boîte à outils numérique interne qui vise à simplifier le travail des collaborateurs en rendant tout disponible en un simple clic. Febelco a développé la plateforme afin d’encore améliorer son fonctionnement opérationnel. Xylos l’a épaulée de A à Z en lui dispensant aides et conseils. Son expertise a permis à Febelco d’opérer des choix judicieux et de réaliser des économies.

Plus facilement au travail avec iConnect

Febelco et Xylos ont également mis au point deux modules dans iConnect, qui permettent d’améliorer le fonctionnement opérationnel : iCons et iQ. Le premier est un tout nouveau système de gestion et d’archivage de contrat et le deuxième simplifie la gestion qualité. « En développant de ces deux applications, nous avons surtout cherché, avec Xylos, comment améliorer l’efficacité et réduire les coûts. Tant iCons qu’iQ représentent un énorme travail de numérisation de notre administration », poursuit An Van Assel.

iCons simplifie la gestion de contrats

Febelco centralise désormais tous les contrats dans iCons. Tout est scanné en mode centralisé et les documents sont enregistrés par type de contrat dans des sous-environnements. Ils reçoivent une balise (tag) et peuvent ainsi être retrouvés très facilement. Et An Van Assel de poursuivre : « Grâce aux différents environnements, nous pouvons mieux contrôler l’accès aux contrats. N’importe qui ne peut pas avoir accès à tout. L’équipe de vente a, par exemple, accès aux contrats conclus avec les clients, mais pas aux accords conclus avec les fournisseurs. »

Le suivi des contrats est également simplifié, explique An. « Un contrat risque d’expirer ? Dans ce cas de figure, iCons envoie un rapport à la personne compétente qui peut prendre les mesures nécessaires. En établissant un couplage avec notre progiciel ERP, nous pouvons également ajouter très rapidement des informations supplémentaires. »

  • 1 200 collaborateurs utiliseront à terme iConnect
  • 8 implantations ont un meilleur aperçu de leurs données qualité respectives
  • 2 modules renforcent le fonctionnement opérationnel

Toujours le bon document qualité grâce à iQ

Le système de gestion qualité de Febelco fait peau neuve grâce à iQ. Sur une carte de Belgique, les utilisateurs peuvent visualiser les huit implantations. Si vous cliquez sur un des bureaux, vous pouvez voir les documents qualité de cet endroit. Ces documents vont des organigrammes ou descriptions de fonction jusqu’aux certifications, en passant par les indicateurs clés de performances et les objectifs. 

iQ centralise toutes les données. Quiconque cherche une certification ou un organigramme le trouve rapidement dans iQ. Dans ce cas aussi, tout est divisé en différentes sections. Le module ne se contente pas de mettre les documents à disposition. « Dans iQ, il existe plusieurs flux d’approbation bien intégrés. Les responsables assurent alors la validation électronique des différents documents », ajoute An Van Assel. « Cela nous aide à respecter toutes les lois et réglementations, par exemple celles de l’Agence fédérale des médicaments et des produits de santé (AFMPS). »

Une collaboration constructive et efficace

Febelco a déjà collaboré très efficacement avec Xylos par le passé, mais a tout de même lancé un appel d’offres pour la nouvelle plateforme interne. « Xylos était de nouveau en lice pour décrocher le contrat et son approche nous a le plus convaincus », constate An Van Assel.

Xylos a ensuite accompagné Febelco de manière optimale, estime la responsable marketing. « Elle a élaboré une proposition sur mesure pour nos activités et est le moteur du projet qui veille à son dynamisme. Elle respecte aussi strictement les échéances et communique en permanence sur les progrès réalisés. Nous avons organisé quelques ateliers au cours desquels plusieurs questions auxquelles nous n’avions pas pensé initialement ont été soulevées. Qu’en est-il du multilinguisme d’iConnect, par exemple ? Xylos nous a aidés à déterminer ce que nous devions traduire ou non. Grâce à son savoir-faire, nous faisons les bons choix et nous réalisons des économies. »

« Avec iConnect, nous voulons rapprocher nos collaborateurs et stimuler notre esprit d’entreprise. »

An Van Assel, Marketing & Communications manager, Febelco