Xylos a migré 3 200 collaborateurs de Crelan vers l'environnement Microsoft

« Pas besoin d’attendre le règlement d’éléments sortant de la portée de l’appel d’offres. »

Xylos a migré la messagerie de Crelan de Lotus Notes vers Microsoft Exchange
Les collaborateurs sont désormais affranchis des contraintes d’espace et de temps
Exchange Server tourne en mode local, une solution apparemment moins chère que le cloud 

Crelan surfe aussi sur la vague de la numérisation. Les clients disposent depuis peu d’un m-banking plus simple et les collaborateurs profitent aussi de cette volonté d’innovation. Dans le cadre de son projet « workplace of the future », la banque a migré vers Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint et Skype for Business. « Fortement intégrées, ces applications favorisent la collaboration entre les travailleurs mais aussi avec les travailleurs à domicile ou télétravailleurs des bureaux satellite », indique Calogero Arnone, responsable du projet chez Crelan. Pour réaliser la migration de l’ancien environnement Lotus, Crelan a fait appel à Xylos. « Une réussite sur toute la ligne grâce aux atouts de cette entreprise : connaissances techniques, expérience et orientation client. » 

Le mode local moins cher que le cloud

En 2014, Crelan a décidé de migrer vers une nouvelle plateforme. « Nous avons reçu trois offres d’infrastructure sur site, trois offres de cloud privé chez un fournisseur de service local, et deux offres de cloud public. C’était la grande percée du cloud à l’époque », indique Calogero Arnone. Crelan a donc envisagé brièvement le nuage public avec Google Mail et Microsoft Office 365, mais a rapidement décidé de maintenir ses documents sur ses propres serveurs. « Après tout, nous sommes une banque et la sécurité prime ! »  

Il restait donc deux options : adopter le cloud privé ou tourner le dos au cloud. Au terme d’un calcul du retour sur investissement, Crelan a décidé de rester « sur site ». Dans ce cas, il n’y a pas de limitation en matière d’e-mail et de stockage. Selon Calogero Arnone, il semblait ainsi que ce mode local était la solution la moins chère. Par ailleurs, il garantit en interne une disponibilité de 99,95 %, soit une performance plus élevée que les promesses reçues de la part des fournisseurs de cloud privé et public.

Le gestionnaire de projet a confié la mission à Xylos, un outsider selon lui. « Dans un certain sens, c’est bel et bien le cas. Dans le trajet commercial, l’offre de Xylos semblait toujours très cohérente, de quoi inspirer confiance. Par le passé, nous avions déjà réalisé avec Xylos un projet de réconciliation Windows après la fusion avec Centea. Dans ses domaines de spécialité, Xylos est au top ! Ses techniciens ont un sens aigu de l’anticipation, c’est un des leurs points forts. »

Migration de 2 téraoctets d’e-mails

L’équipe de messagerie de Xylos a réalisé la conception technique et a prévu une infrastructure doublement redondante avec des serveurs HPE dans les deux datacenters de Crelan. Ensuite, elle a installé une trentaine de serveurs virtuels de Dell Software (ex-Quest) avec qui Xylos entretient d’excellentes relations.

En tout, ce n’étaient pas moins de 3 200 boîtes aux lettres qui devaient migrer vers les nouveaux serveurs Exchange. Ce n’était pas une sinécure, car les mille collaborateurs du siège central avaient en moyenne un gigaoctet d’e-mails par utilisateur et les 2 200 collaborateurs des 750 agences, en moyenne un demi-gigaoctet.

  • 3 200 utilisateurs travaillent désormais avec Microsoft Outlook
  • 9 mois pour effectuer la migration
  • cours en ligne orientés pratique élaborés par Xylos

Une préparation parfaite pour une migration sans accroc

Selon Calogero Arnone, Xylos et Dell Software étaient toutefois parfaitement préparés : « Au terme d’un projet pilote d’une centaine de boîtes aux lettres, nous avons laissé le soin aux trente serveurs parallèles de faire leur travail. Chaque serveur a migré quelque 50 utilisateurs simultanément, avec des pics aberrants pouvant aller jusqu’à 250 utilisateurs par lot. Nous avons même migré des archives de 1992 ! Dans le secteur bancaire, il convient parfois de garder très longtemps certains documents. »

La migration du siège central a demandé environ une semaine. Les agences ont migré par région, en six vagues. Dans le même temps, le progiciel de bureau Office a aussi été mis à niveau et Xylos a également transféré un certain nombre d’applications Lotus Notes, entre autres, les applications de type discussions et forums vers les modèles SharePoint.

Formation en ligne via Xylos

Afin que le passage aux nouvelles applications s’opère le plus vite possible, Xylos a composé un certain nombre de cours en ligne. Le programme « user adoption » a appris aux utilisateurs à réaliser leurs tâches quotidiennes avec les logiciels de Microsoft. Une fois qu’ils les avaient assimilées, les utilisateurs pouvaient passer au programme « user evolution » pour apprendre de nouvelles fonctions.

Dans l’ensemble, le projet de migration n’a demandé que neuf mois. Calogero Arnone est très satisfait de cette performance : « Ce qui m’a frappé, c’est que Xylos utilise des lignes de rapport et de communication très courtes. Qui plus est, elle se concentre sur le projet et les résultats. Ainsi, elle ne nous a pas fait attendre pour régler des éléments qui sortaient de la portée de l’appel d’offres. »

« Xylos excelle dans ses domaines de spécialité. Ses techniciens ont un sens aigu de l’anticipation : c’est un de leurs points forts. »

Calogero Arnone, gestionnaire du projet Infrastructure globale