Conseils SharePoint pour Design: Filtrer vos affichages ? Vive les métadonnées !

En tant que Consultants SharePoint, nous ne le dirons jamais assez : les métadonnées font la différence dans votre utilisation de SharePoint. Cependant, nous constatons souvent qu'il règne une certaine confusion quant à l'utilisation efficace de ces célèbres métadonnées.

Comment utiliser efficacement des métadonnées pour des 'Views' ?

Le piège dont il est question ici ? Eh bien, une fois la force des métadonnées dans SharePoint découverte, la tentation est grande d'en faire trop. Nous illustrons cela par un exemple : supposez que vous êtes inspecteur sanitaire en charge de l'inspection de restaurants. Vos rapports de visite sont des listes de contrôle avec des remarques facultatives. Facile : une liste SharePoint, des colonnes oui/non et des colonnes de texte libre, le tout dans l'affichage principal.

Le problème qui se pose ici est que l'affichage principal est surchargé d'informations inutiles pour la plupart des utilisateurs qui recherchent un rapport spécifique, ce qui rend la liste illisible. Sauf si votre entreprise s'intéresse explicitement aux restaurants qui ne répondent pas à certaines normes de propreté, les colonnes oui/non sont ici tout simplement inutiles. Dans ce scénario, il est certainement préférable de garder la liste dans un document Word, qui offre un meilleur contrôle sur la mise en page, et d'associer des métadonnées à ce document, telles que la date et le lieu de l'inspection.

Le conseil ici est de n'ajouter des métadonnées à un affichage que si elles sont utilisées pour filtrer ou trier des éléments de la liste.

 

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