Zoeken
×

Mazda krikt O365-samenwerking op met individuele coaching en communicatieplan op maat

"We moesten awareness creëren rond de nieuwe werkplek en gingen daarom met Xylos in zee."

Xylos implementeert changetraject bij het Belgische filiaal in Willebroek en het Duitse filiaal in Leverkusen
Xylos begeleidde Mazda bij de uitwerking van het volledige communicatieplan

“U rijdt nooit alleen wanneer u met een Mazda rijdt’. Autobouwer Mazda voegde onmiddellijk daad bij het woord tijdens zijn migratie naar Windows 10 en Office 365. Want geef toe, zo een overstap slaagt alleen als je samen met alle medewerkers op de kar springt, toch? “Om de overstap naar die nieuwe digitale werkomgeving te vereenvoudigen voor onze medewerkers, deden we een beroep op de Xylos-experts. Zij werkten een changetraject en bijhorend communicatieplan op maat uit”, zegt Johan Van Parys, Sr. IT Service Delivery Manager bij Mazda Motor Logistics Europe.

Teasen met NEO Learning

“Met OneDrive van Office 365 zeiden we als bedrijf vaarwel tegen lokale bestanden en schakelden we over naar een cloudomgeving waar je informatie eenvoudig kan delen en opvolgen. Maar daarmee ben je er natuurlijk nog niet. Zo moeten de medewerkers in de eerste plaats op de hoogte zijn van die mogelijkheid om op afstand samen te werken. Daarom ontwikkelde NEO Learning, het e-learningmerk van Xylos, een teaserfilmpje voor ons. We publiceerden de teaservideo op ons intranet en lieten het afspelen op een aantal schermen in het gebouw. Zo was de toon meteen gezet”, laat Johan weten.

  • 230 werknemers betrokken bij het changetraject in Willebroek
  • 400 werknemers betrokken bij het changetraject in Leverkusen

Communicatietips op maat

Na het teasen van de medewerkers, hoor je ze natuurlijk ook effectief in te lichten en te begeleiden. Om van start te gaan, organiseerde Xylos daarom een onboardingsessie waarin de trainer antwoorden gaf op vragen zoals: “Wat zijn de voordelen van Windows 10 en Office 365?”; “Wat is er nieuw?” en “Hoe gaan we elke collega ondersteunen?” “Eens die workshop achter de rug was, volgden enkele demosessies waarin de coaches van Xylos de functionaliteiten van Windows 10 en Office 365 uitgebreid hebben uitgelegd”, gaat Johan verder. Om al die trainingsessies in goede banen te leiden, was er bovendien een doordacht communicatieplan nodig. Ook daar schakelde Mazda de hulp in van Xylos. “De change consultants reikten ons heel wat tips & tricks aan over de inhoud, de timing en de frequentie van de communicatie. Dankzij hun mailingtemplates bijvoorbeeld verliep onze copywriting heel wat vlotter en wisten we perfect welke boodschap we wanneer moesten uitsturen.”

Positieve feedback

Aan de hand van een survey stelde Mazda enkele weken na de migratie zijn medewerkers uiteindelijk de vraag hoe het hele changetraject bij hen is verlopen. Was de communicatie duidelijk? Kwamen de boodschappen aan? Hoe verliep de migratie? En werden er voldoende hands-on workshops gegeven om de kennis aan te schroeven en mogelijke vragen op te lossen? Maar liefst 80% van de medewerkers penden volmondig ‘ja’ neer. “Het project is vlot verlopen omdat de samenwerking met Xylos goed en aangenaam verliep. We kregen altijd meteen een antwoord op onze vragen en dat maakte het verschil”, besluit Johan.

“Dankzij de mailingtemplates van Xylos verliep onze copywriting vlot en wisten we perfect welke boodschap we wanneer moesten uitsturen.” 

Johan Van Parys, IT-manager bij Mazda Motor Logistics Europe