In 2018 besliste Continental om het project MO 365, Your New Work Style te lanceren. Met dit changetraject wil de Duitse bandenfabrikant de overstap naar Office 365 voor zijn werknemers vereenvoudigen. “We zochten naar een alternatieve manier om nieuwe IT-tools te introduceren. Daarom gingen we met Xylos in zee. Dankzij hun interactieve workshops, de aanwezigheid van hun Digital Coach en hun online videoplatform OASE leren onze medewerkers de nieuwe manier van werken omarmen”, zegt Wend De Pelsmaeker, HR-manager bij Continental Benelux.
Het volstaat niet om een migratie naar Office 365 zonder meer in te plannen. Daar zijn ze zich bij Continental Benelux ten volle van bewust. “Office 365 omvat de volledige leefwereld van onze medewerkers. De impact ervan op de dagelijkse werkroutine is zo groot dat we geen genoegen kunnen nemen met één technische, klassikale training. Als onze eindgebruikers de basistools zoals Outlook, OneNote en OneDrive niet optimaal leren gebruiken, daalt de productiviteit”, vertelt Wend. Daarom lanceerde Continental MO 365 - Your New Work Style, een changeproject waarbij HR en IT de handen in elkaar slaan om verder te kijken dan het louter technische verhaal.
De weg naar Office 365
De overstap naar Office 365 begon met enkele workshops om de scope van het project vast te leggen. Naar wie moeten de projectleiders bijvoorbeeld communiceren en wanneer? En welke collega’s volgen welke training? Eens dat uitwerkingsplan op punt stond, volgden snel de eerste inspiratiesessies. Tijdens deze sessies kregen de medewerkers antwoorden op vragen zoals: “Wat is O365 eigenlijk?” “Welke weg slaan we in met Office 365?”; “Wat gaat er exact veranderen?” en “Wat kunnen we verwachten?” “Die sessies waren een grote meerwaarde omdat de cloud voor velen tot dan toe een onbekend gegeven was. De Xylos-consultant slaagde erin om met pen en papier én zonder slides het IT-begrip verhelderend aan de man te brengen”, legt Gert-Jan uit.
Digital Coach als vaste collega
Gert-Jan en Wend pinden zich niet louter vast op hun buikgevoel om het succes van de georganiseerde workshops te meten. Met een survey maten ze het resultaat ervan. Hoe zijn de sessies verlopen? En bij welke tools blijven de collega’s met de handen in het haar zitten? Om blijvende vragen en obstakels van de baan te vegen, schakelde Xylos een Digital Coach in. Tijdens zijn vaste contactmomenten en opleidingen ter plaatse kon iedereen zijn specifieke ad hoc-vragen over Office 365 kwijt. “Wat zo leuk was aan het Digital Coach-verhaal, is dat Koen zich volledig heeft geïntegreerd op de werkvloer. Iedereen kent hem en hij kent iedereen. Zo wist hij waar alle medewerkers mee bezig waren en voelde hij aan wat ze nodig hadden”, weet Gert-Jan te vertellen.
- 230 werknemers werken momenteel met Office 365
- 300 views scoorden de OASE-video’s intussen
- 127 leertrajecten werden tot nu toe gevolgd op OASE
Microlearning met OASE
Naast de Digital Coach konden de collega’s ook terugvallen op het online video- en leerplatform van Xylos, OASE. Door de grootte van het bedrijf is het vaak niet mogelijk om iedereen tegelijk een klassikale training te laten volgen. OASE biedt met zijn microlearningformule een ideaal leeralternatief aan. Zo kunnen medewerkers zich eender waar en wanneer bijscholen met de korte instructievideo’s. “De grootste uitdaging blijft wel om voldoende awareness te creëren rond het platform. Daarom stimuleerden we bijvoorbeeld onze sales-collega’s met een OASE-KPI en lanceerden we een werknemertestimonial om anderen warm te maken”, zegt Gert-Jan.
IT en business: de yin en yang van de digitale werkplek
Bij Continental nemen ze enkele lessons learned mee. Zo was de samenstelling van de werkgroep achter het changeproject volgens Wend dé succesformule. “Onze IT-mensen konden MO 365, Your New Work Style niet alleen bolwerken. Enkel met de steun van de volledige business krijg je een dergelijk changetraject van de grond. En zo werd het traject dus geen IT-verhaal, maar een Continental-verhaal. Doordat onze IT-, HR- en marketingafdeling samen rond de tafel hebben gezeten, slaagden we erin om elke stap duidelijk te vertalen naar onze eindgebruikers.”
Matuur, maar klaar voor meer avontuur
“Het succes lag hem ook in de maturiteit van de technologie”, meent Wend. “De Office 365-tools zijn volledig volgroeid waardoor je er alle richtingen mee uit kan. Zo verlopen de inschrijvingen van onze jaarlijkse griepvaccinatie nu via Forms, geweldig toch?” Al blijven Wend en Gert-Jan kritisch. “Ondanks het succes van het project, blijven we onszelf continu in vraag stellen. Zo proberen we uit te pluizen hoe nieuwe medewerkers, die de aanwezigheid van de Digital Coach en de workshops hebben gemist, zo snel mogelijk op de Office-trein kunnen springen. Een langetermijnvisie kan bij zo’n changeproject nu eenmaal niet uitblijven”, gaat Gert-Jan verder.
En daar kan Xylos Continental verder in begeleiden. “Weet je, we kunnen onze medewerkers wel bijscholen, maar we missen die specifieke changekennis omdat change een kennisdomein op zich is geworden. De consultants van Xylos hebben die expertise in huis en spelen bovendien altijd kort op de bal. We zijn ervan overtuigd dat een verdere opvolging daarom vlot zal verlopen”, besluit Wend.
“Iedereen kent de Digital Coach en de Digital Coach kent iedereen. Zo weet hij welke informatie onze medewerkers nodig hebben.”