De IBM Lotus Notes software waarmee de voormalige Bank Degroof werkte, was aan vervanging toe. De IT-afdeling koos voor Microsoft Exchange Server omdat deze toepassing beter past om de werkplek van de medewerkers efficiënt in te richten. De integratiemogelijkheden met andere toepassingen die de bank gebruikt, zoals Office en Microsoft Dynamics CRM, gaven daarbij de doorslag. Het project lag aan de basis van een vlotte mailmigratie na de fusie met beurshuis Petercam, dat al Exchange gebruikte.
In oktober 2015 stapten Bank Degroof en beurshuis Petercam samen in het fusiebootje. Het bracht heel wat integratiewerk voor de IT-teams van het nieuwe Bank Degroof Petercam met zich mee. Een van de meest dringende projecten was het e-mailbeheer. Samen met Xylos migreerde de IT-afdeling zo’n 1.000 gebruikers naar een nieuwe domeinnaam degroofpetercam.com, onder Microsoft Exchange.
Eerder had de IT-afdeling van de voormalige Bank Degroof al beslist om voor de e-mail al over te stappen van IBM Lotus Notes naar Microsoft Exchange Server. “Onze vorige software was vrij bejaard en we moesten kiezen: upgraden of overstappen”, vertelt Steven Claes, IT Project Manager bij Bank Degroof Petercam. “Met Exchange en Outlook konden we de werkplekken efficiënter inrichten. De collega’s van Petercam bleken ook al met Outlook te werken. Dat maakte de mailmigratie dus iets gemakkelijker.”
Verregaande integratiemogelijkheden
Het efficiëntievoordeel zit vooral in de integratiemogelijkheden van Exchange en Outlook met andere toepassingen. “We werken met het hele Office-pakket en ook met Microsoft CRM. Daarnaast willen we verschillende applicaties vanuit Lotus Notes overzetten naar SharePoint”, zegt Steven Claes. “Dan is het natuurlijk beter als je alle toepassingen met elkaar kan integreren.”
In een eerste fase migreerde Degroof Petercam meer dan duizend Belgische mailboxen naar Microsoft Exchange. Nadien kwamen andere landen aan de beurt. “Onze collega’s uit Spanje en Frankrijk werken nu ook met Outlook, wat de samenwerking verbetert. In de toekomst voorzien we ook een integratie voor onze Luxemburgse collega’s ", zegt Steven Claes. “Hun contactgegevens verschijnen in onze interne adressenlijsten en we kunnen hun agenda’s consulteren om meetings te plannen.”
Groot gebruiksgemak
Naast de integratiemogelijkheden is ook het gebruiksgemak een grote troef. “De collega’s die al de overstap naar Outlook maakten, zijn zeer positief. De meesten onder hen zijn vertrouwd met de Microsoft-producten”, gaat Steven Claes verder. “Ze zijn tevreden dat ze op het werk hetzelfde gebruiksgemak hebben als thuis met hun privé e-mail.”
- 100% van de medewerkers van het fusiebedrijf werkt nu met dezelfde software: Outlook
- 1.200 mailboxen migreren van Lotus Notes naar Microsoft Exchange Server
Ervaren partner
Bank Degroof Petercam koos voor Xylos op basis van een vrij klassieke selectieprocedure. “We stelden een lastenboek samen en kregen verschillende offertes binnen”, vertelt Steven Claes. “Xylos had veel ervaring met soortgelijke migratieprojecten, bood de juiste ondersteuning en een goede prijs-kwaliteitverhouding.”
Bank Degroof Petercam kreeg een projectteam toegewezen en de samenwerking met Xylos verliep heel goed. “Het viel op dat er een duidelijke taakverdeling was en elke fase werd formeel gevalideerd”, gaat Steven Claes verder. “Xylos’ team ondersteunde ons met de architectuur en het design van de serversoftware. Daarnaast definieerden we samen de migratie-aanpak voor verschillende types gebruikers. Tot slot zorgden ze voor migratietools en implementeerden ze de software samen met onze mensen. Dit hele proces verliep vlot, bijna geïndustrialiseerd.”
Aangepaste opleiding
Omdat de migratie naar een nieuwe technologie een belangrijke impact heeft op de gebruikers, deed Bank Degroof Petercam ook een beroep op Xylos Learning om met een specifiek opleidingsplan voor een vlotte overgang te zorgen. “De ondersteuning bestond uit drie delen”, zegt Steven Claes. “Referentiemateriaal en een gebruikersgids, korte sessies waarin een trainer van Xylos het verschil tussen Microsoft Outlook en Lotus Notes uitlegt en specifieke trajecten voor onze medewerkers die gebruik maken van vrij geavanceerde functies in Outlook.”
Trusted advisor
De samenwerking met Xylos is voor Steven Claes zeker aan te raden. “Zij werpen zich echt op als trusted advisor. Vandaag bekijken we bijvoorbeeld de verdere consolidatie van onze Active Directories en hoe we efficiënter mailverkeer kunnen archiveren. We zullen dan ongetwijfeld opnieuw Xylos aanschrijven voor een offerte.”
“Outlook biedt meer mogelijkheden om de werkplek efficiënter in te richten dankzij de verregaande integratie met andere toepassingen.”