Sinds de overname van het Ierse Independent News & Media (INM) begin 2019, is de Belgische mediagroep Mediahuis actief in drie landen. Na die overname besliste Mediahuis meteen om een overkoepelend intranet te installeren in combinatie met de teamcommunicatiesoftware Microsoft Teams. Dat moest de groepsdynamiek verhogen en de interne samenwerking verfijnen. De modernisering moest vooral gebruiksvriendelijk zijn, en dus haalde Mediahuis een specialist aan boord: Xylos.
De groep Mediahuis omvat heel wat merken. Denk in ons land maar aan De Standaard, Het Nieuwsblad, Gazet van Antwerpen, De Gentenaar en Het Belang van Limburg, of in Nederland aan De Limburger, NRC Handelsblad en De Telegraaf. In het voorjaar van 2019 kwamen daar nog enkele buitenlandse media bij door de overname van het Ierse mediaconcern Independent News & Media (INM). Dat zorgt voor heel wat ‘eilanden’ die dankzij enkele digitale ingrepen toch uitstekend kunnen samenwerken. De belangrijkste investering is ongetwijfeld het nieuwe intranet die voor alle merken dezelfde grafische uitstraling heeft.
Digitale werkplek
Mediahuis zet traditioneel in op de digitale werkplek en gelooft sterk in het belang van een goed intranet om de medewerkers goed te informeren. “Bij Mediahuis België gebruikten we al een intranet van Valo, naar algemene tevredenheid. Het vergemakkelijkt de interne communicatie en de technologie is voor de medewerkers zeer intuïtief. Ze kunnen zelf de informatie aanvullen. Daarom beslisten we om een nieuwe, modernere versie ervan te installeren bij alle groepsbedrijven”, vertelt Robin Pauwels, ICT Infrastructuur Manager & Services bij Mediahuis.
“We hebben daarbij bewust gekozen om hetzelfde raamwerk en een gemeenschappelijke lay-out te gebruiken voor de hele groep. Elke entiteit zal wel voor eigen, lokale content zorgen om het intranet echt voor iedereen relevant te houden”, vult Tekin Yilmaz, Project Manager bij Mediahuis aan. “Enkel de ‘wie-is-wie’-sectie en de rubriek met overkoepelend nieuws van de groep zullen voor iedereen identiek zijn. Dankzij de gebruiksvriendelijke software kan de communicatieafdeling bovendien nu alles zelf posten. Daarvoor was er soms nog een tussenkomst van IT nodig.”
- 3 Aantal landen waarin Mediahuis actief is
- 5 Aantal jaren sinds het ontstaan van Mediahuis
Startpagina
De overstap naar het nieuwe intranet moet de medewerkers efficiënter laten samenwerken. Zo hoopt Mediahuis het aantal e-mails tussen collega’s te minderen. “We zullen medewerkers de gewoonte aanleren om eerst na te kijken of hun vraag al niet beantwoord wordt op het intranet. Zo moeten we niet elke vraag telkens opnieuw beantwoorden en besparen we heel wat tijd door elkaar niet langer te bestoken met talloze e-mails”, stelt Tekin.
Voor Mediahuis moest het nieuwe intranet vooral zo gebruiksvriendelijk mogelijk zijn, zodat het ook een echt werkinstrument zou worden. Het intranet fungeert dan ook als een soort startpagina. Dankzij de integratie met Outlook zijn ook de vergaderingen er zichtbaar en kunnen deze met één klik worden opgestart.
Frisse blik
De medewerkers van Mediahuis Limburg en de hoofdzetel in Antwerpen zullen als eersten met het nieuwe intranet aan de slag gaan. Xylos deed niet alleen de technische installatie, de intranetspecialist zorgde ook voor enkele webinars. “We werken al jaren samen met Xylos op allerlei projecten voor onze IT-infrastructuur. Je kan hen zeker omschrijven als onze trusted advisor. Ook al hebben we zelf heel wat kennis in huis, een externe blik werkt steeds verhelderend. Bovendien zijn ze in België de referentie bij uitstek met betrekking tot Valo. Ze hebben het intranet al talloze keren geïmplementeerd en hadden dan ook weinig sturing nodig”, merkt Pauwels op.
Parallel schakelt Mediahuis ook over naar Microsoft Teams, de teamcommunicatiesoftware van Microsoft. Die extra ‘tool’ zal de interne samenwerking nog meer stimuleren. Xylos bewaakte vooral de governance of het goede beheer van de installatie, en zorgde ook voor een perfecte integratie met de technologie van Valo.
“We zullen medewerkers de gewoonte aanleren om eerst na te kijken of hun vraag al niet beantwoord wordt op het intranet.”