Xylos brands

Yes, we can change: blijf verandering communiceren

Voor dé juiste communicatieacties tijdens jouw veranderingstraject bestaat er geen wiskundige formule.  Toch houden onze change consultants zich vast aan enkele basisprincipes- en tools wanneer zij jouw project begeleiden. We geven je drie tips om van start te gaan.

In onze vorige blogpost haalden we aan dat change management valt of staat met een duidelijk actieplan. Daarom pinnen wij ons vast aan niet één, maar drie plannen: een communicatie-, learning- en sponsorshipplan. In deze blog nemen we het communicatieplan onder de loep en geven we je alvast drie tips om je verandering met succes te communiceren.

1. Definieer jouw stakeholders

Tijdens onze communicatieworkshop segmenteren we je medewerkers en verdelen we ze in verschillende stakeholdergroepen. Daarbij kijken we onder andere naar hun standpunt ten opzichte van het veranderingstraject en de invloed die ze erop kunnen uitoefenen:

  • Standpunt: wat is het standpunt van jouw stakeholders ten opzichte van het project? Zijn ze voor of tegen het project? Hebben ze een actieve of passieve houding ten opzichte van het project ?
  • Invloed: hebben je stakeholders veel, weinig of geen invloed op het welslagen van je project? Zijn ze belangrijk voor het project of niet?  

Die twee posities geven een richtlijn over hoe je jouw stakeholdergroepen kan informeren. Zo zijn je medewerkers die effectief met de nieuwe tools werken uiteraard een cruciale groep. Maar kijk ook breder. Denk bijvoorbeeld aan het management: een kleinere groep maar daarom niet minder belangrijk, integendeel! En wat dacht je van jouw vakbonden? Zij ondervinden geen rechtstreekse impact, maar de invloed is er wel.

2. Kies de juiste communicatietool op het juiste moment

Zijn jouw doelgroepen helder en ben je eruit welke informatie ze moeten ontvangen? Dan kan je bepalen met welke communicatietools je aan de slag gaat én wanneer. Zo zal je bij de aankondiging van je project vaak andere tools gebruiken dan bij het verloop of de opvolging ervan:

  • Voor de lancering: Je nieuwe campagne mag gezien worden. Lanceer een geanimeerd teaserfilmpje of integreer livebeelden op je displays in de gang of inkomhal. Kondig daarmee je project aan en zet het zo onmiddellijk op de kaart. Of wat dacht je bijvoorbeeld van een leuke teasermailing?  Mailings blijven een van de meest krachtige middelen om je boodschap over te brengen. Ze zijn persoonlijk, direct en efficiënt. 

  • Tijdens de lancering: Hou je medewerkers systematisch op de hoogte tijdens de uitrol van je project. Heb je er bijvoorbeeld al aan gedacht om banners te gebruiken? Of heb je al gehoord van quick reference cards? Een quick reference card is een nuttige leidraad om de belangrijkste troeven van je nieuwe software visueel in de kijker te zetten. 
     
  • Na de lancering: Hoe blijf je ervoor zorgen dat je medewerkers aan de slag gaan met de geïmplementeerde tools? Blijf hen triggeren. Ook in de post-launchfase.  Een wekelijks wist-je-datje op een leuke postcard houdt bijvoorbeeld de aandacht vast. Daarnaast is een miniwebsite of een intranetpagina sowieso een inkoppertje. Ze geven je een centraal ankerpunt om alle projectinformatie met je medewerkers te delen: Waarom deze verandering? Waar staan we nu? En wat komt er nog aan?

Zorg sowieso voor voldoende afwisseling in de keuze van je communicatietools. Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Met een inspirerende O365 Lunch & Learn-sessie geef je jouw medewerkers de kans om echt in gesprek te gaan.

3. Tot slot: herhaal. Herhaal. Herhaal

Communiceer en blijf communiceren. Laat je communicatieactoren de belangrijkste boodschappen meerdere keren herhalen tijdens het veranderingsproces. Vier, vijf of zelfs zeven keer indien nodig. Wanneer je op de werkvloer voor de eerste keer veranderingen aankondigt, spookt er maar één gedachte door het hoofd van je collega’s: “Wat is de impact van deze verandering op mijn werkroutine?” Details en praktische richtlijnen, daar focussen ze op dat moment niet op.

Door voldoende te communiceren biedt je je medewerkers een mentale leidraad om na te denken over de verandering, mee te blijven in het verandertraject en antwoorden te krijgen op nieuwe vragen die ze gaandeweg sowieso zullen hebben.

Denk jij aan verandering in jouw organisatie?

En ben je benieuwd wat Xylos voor je kan betekenen? Duik dan zeker in ons aanbod. Wil je meer lezen over change management? Lees dan zeker de blogposts: “Yes, we can change: Wat is change management?”, “Yes, we can change: Weerstand bij verandering, wat nu?”,  en “Yes, we can change: Welke stappen onderneem je?

Deel dit blogbericht
Categorieën: Office 365

Also interesting for you

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Uitnodigingen voor Xylos' events & webinars
  • De laatste blogposts en cases
  • Nieuwste IT-trends