Xylos brands

Moet je Office 365 volledig dichttimmeren?

 

Bestanden die heen en weer worden gemaild, verwarring over welke documentversie nu de juiste is: voor het cloudtijdperk was samenwerken met mensen buiten je organisatie soms een hele klus. Met de komst van onlinediensten zoals SharePoint en OneDrive verdwijnen die problemen als sneeuw voor de zon en wissel je gezwind bestanden en informatie uit met anderen. Je deelt eenvoudig een link naar een bestand of een map, stelt de bewerkingsrechten in en voor je het weet, werk je online samen aan eenzelfde document. Maar, documenten delen in je cloudomgeving komt toch niet volledig zonder uitdagingen. Weet jij bijvoorbeeld nog wie er allemaal toegang heeft tot jouw PowerPoint?

 

Wie heeft nu precies toegang tot wat?

Het delen van bestanden met klanten of partners maakt je leven heel wat aangenamer, niet? Bovendien heb je binnen Office 365 als administrator heel wat controle over welke bestanden of mappen gedeeld mogen worden met derden. Maar eenmaal je medewerkers die bestanden beginnen te delen, is het geen eenvoudige klus om het overzicht te behouden over wie toegang heeft tot wat. Zeker als zij die bestanden delen door een koppeling door te sturen in plaats van een e-mailuitnodiging. Als organisatie sta je dus voor een stevige uitdaging: je wil derden immers niet eeuwig toegang geven tot een deel van je onlineomgeving. Office 365-groepen met een einddatum kunnen daarbij soelaas bieden.

 

Controle over je samenwerking met Office 365-groepen

In Office 365 kan je eenvoudig 'groepen' aanmaken. Dat zijn gedeelde werkruimtes waarin leden een Outlook-inbox, een kalender en een documentbibliotheek delen. Als administrator heb je altijd controle over de leden en hun toegang tot die groep. Daardoor zijn dergelijke groepen het middel bij uitstek om de toegang tot je bestanden te beheren. Zeker omdat je de privileges van die leden op groepsniveau kan instellen. Zo kan je er in enkele clicks voor zorgen dat bestanden binnen de groep niet met mensen buiten de groep gedeeld kunnen worden. Ook kan je erop toezien dat niemand meer aan de bestanden kan. Bovendien kan niet iedereen zich zomaar inschrijven in je groep, daarvoor heb je de toestemming nodig van de groepsbeheerder.

 

Drie soorten samenwerkingen die de duur van toegang bepalen

Dankzij de Office 365-groepen heb je dus een overzicht van het aantal groepsleden én van wat er met die leden gedeeld wordt. Maar hoe beperk je nu de duur van die toegang? Dit handmatig nagaan? Dat vergt heel wat werk. Gelukkig kan je diverse groepssoorten instellen die je elk een eigen beleid kan geven op vlak van levensduur en toegang. Eens de bestaansduur van een groep is verstreken, kan je automatisch de groep laten sluiten. Alle bestanden worden dan verwijderd. Je kan bijvoorbeeld drie categorieën instellen waaruit medewerkers kunnen kiezen wanneer ze een groep aanvragen:

  • Tijdelijk: de groep blijft bestaan voor een beperkte duur, bijvoorbeeld drie maanden. Eenmaal de groep drie maanden actief is, wordt die automatisch afgesloten. Ideaal voor kortetermijnsamenwerkingen.
  • Project: op de duur van een project valt moeilijk een vaste termijn te plakken. Het kan een jaar duren of misschien slechts enkele weken. In plaats van een periode kan je een regel opstellen met een voorwaarde dat de groep bijvoorbeeld wordt verwijderd na drie maanden van inactiviteit. Zolang er dus aan het project wordt gewerkt, blijft de site bestaan.
  • Permanent: de naam zegt het zelf. De permanente groep wordt niet verwijderd. Deze soort kan bijvoorbeeld intern gebruikt worden door het salesteam of om samen te werken met vaste partners.

Deze drie categorieën zijn uiteraard slechts een voorbeeld van wat mogelijk is. Omdat je als IT-administrator de volledige controle hebt over de instellingen van groepen binnen je organisatie, kan je de bovenstaande soorten afstemmen op de noden van het bedrijf.

 

Wat met nuttige bestanden?

Nog één uitdaging: wat met bestanden uit een tijdelijke groep of een projectgroep die je langer wil bewaren? Ze kunnen later immers nog van pas komen. Daarvoor kan een nieuwe 'permanente' groep een antwoord bieden. Zie het als een soort van archief waar je de bestanden die je wil behouden kan uploaden. Omdat je dezelfde controle behoudt over de leden van de groep, kan je ook de toegang tot dat archief nauwlettend in het oog houden.

 

Zelf aan de slag gaan met Office 365? Dan is Xylos hét referentiepunt om naar terug te grijpen. Wij bekijken jouw specifieke bedrijfssituatie en betrekken jouw eindgebruikers bij elke stap in het migratieproces.

 

Deel dit blogbericht

Also interesting for you

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Uitnodigingen voor Xylos' events & webinars
  • De laatste blogposts en cases
  • Nieuwste IT-trends