Stoom je data klaar voor Copilot voor Microsoft 365

Wil je AI-gedreven tools maximaal inzetten in je organisatie? Dan moet ook je data er klaar voor zijn. Maar zeg eens eerlijk: hoe zien je OneDrive-mappen en Sharepoint-omgeving er vandaag uit? Hoeveel informatie is gedateerd, irrelevant of simpelweg incorrect? Tijd voor de Grote Data Schoonmaak.

Garbage in, garbage out

Stel je voor: je vraagt aan Copilot voor Microsoft 365 om een PowerPoint-presentatie te maken over een nieuw product dat je bedrijf gaat lanceren. Copilot haalt de informatie uit een vijftal Word-documenten en Excel-sheets die de AI-tool op je OneDrive vindt. Alleen was je vergeten om achterhaalde cijfers en de afgewezen productconcepten te verwijderen… De output van Copilot: een prachtige presentatie die nietszeggende cijfers combineert met juiste elementen en zo compleet de mist in gaat. Dan kan je het beter zelf doen, toch?

Copilot voor Microsoft 365 heeft voor zover wij weten nog geen magische functie om slechte of incorrecte informatie automatisch te verbeteren. De AI-tool presenteert jouw content misschien wel wat mooier, maar garbage in blijft garbage out.

Wil je je organisatie klaarstomen voor Copilot? Zet je dan schrap voor een grondige schoonmaak in je data en stel het beheer van informatie op punt.

Hoe gebruikt Copilot voor Microsoft 365 jouw data?

Eerst een beetje context. Copilot voor Microsoft 365 is een AI-gedreven productiviteitstool die Large Language Models (LLM’s) gebruikt en je data integreert met Microsoft Graph en de M365 apps om je in real-time te ondersteunen.

In grote lijnen werkt het als volgt:

  • De eindgebruiker stelt een vraag (prompt) aan een M365 applicatie, bijvoorbeeld Word. De prompt wordt vanuit Word naar Copilot gestuurd.
  • Copilot consulteert Microsoft Graph en zoekt in persoonlijke en bedrijfsspecifieke gegevens: e-mails, bestanden, meetings, chats, agenda’s, contacten, enzovoort.
  • Copilot stuurt de versleutelde prompt naar het LLM en krijgt vandaar een antwoord.
  • Het antwoord passeert opnieuw langs Graph voor post-processing. Ten slotte stuurt Copilot het finale antwoord naar Word.

Dit proces verloopt binnen je eigen bedrijfstenant en het gebruikt data uit jouw persoonlijke context. Die informatie wordt al geïndexeerd door SharePoint, Microsoft Search en andere systemen. Microsoft benadrukt zelf dat de LLM’s geen rechtstreekse toegang krijgen tot de data.

4 manieren om je data klaar te stomen voor Copilot

Copilot voor Microsoft 365 aanschaffen en achteroverleunen, dat zit er helaas niet in. Wat moet je dan wel doen? Je data stroomlijnen voor Copilot searches én richtlijnen opzetten voor consistent en correct databeheer in je organisatie.

Geen paniek, wij helpen alvast met deze essentiële checklist.

✔️ Content ROT? Weg ermee!

Doe een grote opruimactie en stel jezelf deze vragen:

  • Redundant: is de data overbodig geworden?
  • Outdated: is de informatie achterhaald?
  • Trivial: is de content onbeduidend of weinig relevant?

Zo verwijder je alle ROTte data, en kan Copilot bij zoekacties focussen op de meest recente en waardevolle inhoud. Wat overblijft op OneDrive, SharePoint, maar ook in Outlook of Teams, is kwalitatieve informatie.

Bij Xylos organiseerden we begin dit jaar de ‘Clean Up Your Digital Sh*t Days’. Want ook wij zijn geen heiligen en maken er af en toe een databoeltje van. De actie hielp ons in elk geval om ROTte data te elimineren en het jaar fris te starten.

✔️ Structureren kan je leren

Het klinkt als een no-brainer, maar een logische informatiearchitectuur brengt je al heel eind op weg richting waardevolle Copilot output. Maar daar wringt in veel organisaties het schoentje. Sinds 2020 ontstond er immers een wildgroei aan mappen en raakte bedrijfsdata verspreid over verschillende, vaak onlogische locaties.

Je helpt Copilot voor Microsoft 365 een handje door werk te maken van gestructureerde mappen. Zo kan de AI-tool snel verbanden leggen en relevante informatie traceren. En zelf vind je ook sneller wat je nodig hebt 😉.

✔️ Concept_v4def_fin_DONOTUSE

Maak afspraken over de benamingen van bestanden. Het kost je een paar seconden om je file een duidelijke omschrijving te geven. Vermijd afkortingen of acroniemen zoveel mogelijk. Goede, consistente en beschrijvende bestandsnamen zorgen ervoor dat Copilot veel sneller relevante informatie kan opsporen.

Nog een tip waarmee je de zoekfunctie van Copilot helpt: voorzie bestanden van een label of tag (bijvoorbeeld in de metadata op SharePoint of met een hashtag). Zo kan de AI-tool snel categoriseren en content aanbevelen.

Concept_v1, Concept_v2, Concept_v3def, … komt dat je bekend voor? Deze overbodige versies van hetzelfde document bevatten onjuiste, onvolledige of achterhaalde informatie. Als je die versies laat staan, dan zal Copilot ze gebruiken. En dat leidt onvermijdelijk tot fouten, verwarring en contradicties in de output van de AI-tool. Met andere woorden: hou alleen de laatste versie bij en doe een beroep op het versiebeheer van SharePoint indien nodig.

✔️ The first rule of data management: talk about data management

Je kan nog zoveel schoonmaakacties op poten zetten, als je goed databeheer niet volhoudt, is het een maat voor niets. Bovendien moet je de hele organisatie meekrijgen.

We raden je daarom aan om samen richtlijnen op te stellen rond bovenstaande tips, en die te verspreiden in het bedrijf. Spreek elkaar aan op de gemaakte afspraken en herhaal ze regelmatig, zeker voor nieuwe medewerkers.

Want alleen als de kwaliteit van de data in de organisatie hoog is en blijft, zal je het volle potentieel van Copilot voor Microsoft 365 kunnen inzetten.

Hulp nodig bij de Grote Data Schoonmaak?

We beseffen maar al te goed dat deze grote schoonmaak een uitdagende taak is waar je de hele organisatie bij zal moeten betrekken. Maar om de digitale werkplek vlot en efficiënt te laten draaien, met of zonder Copilot, is dat wel een vereiste.

Gelukkig kan je een beroep doen op Xylos om orde op zaken te stellen. Onze Modern Workplace experten helpen je graag om een haalbaar datamanagementsysteem op te zetten. Contacteer ons om samen aan de slag te gaan.

Laten we het hebben over je volgende project.

Team Xylos is klaar om je te ontmoeten!

Andere interessante verhalen

Algemeen

M365 Copilot Ontdekkingstocht - week 4: Deep Dive in PowerPoint

Algemeen

Hoe dicht je de digitale efficiëntiekloof?

Learning Solutions

Xylos lanceert OASE+ 

Algemeen

AI als tweesnijdend zwaard

Algemeen

M365 Copilot Ontdekkingstocht - week 3: Deep dive in Word

Algemeen

AI als concurrentievoordeel – De strafste inzichten uit ons AI-event