Xylos brands

De toekomstige rol van de fysieke werkplek

Door de coronacrisis en de verplichte noodzaak om thuis te werken, staat de volgende stelling in veel bedrijven centraal: “Werk is een activiteit die je uitvoert, en niet (langer) een plaats waar je naartoe gaat”. We kunnen ons dus de vraag stellen welke functie een kantoorruimte in de komende weken, maanden en jaren nog zal vervullen. Laten we even dieper ingaan op de verschillende types fysieke werkplekken en hun optimale inrichting.  

De 6 types fysieke kantoorruimtes: zo richt je ze optimaal in

We zijn ervan overtuigd dat fysieke kantoorruimtes noodzakelijk zullen blijven. Al blijft de vraag of een medewerker er nog naartoe wil gaan om er een dagje achter zijn computerscherm te spenderen. Het antwoord op deze vraag is wellicht nee, want we hebben in de afgelopen weken gemerkt hoe dit ook perfect vanop afstand kan. Je bespaart nu eenmaal de verplaatsing en kostbare tijd. Bovendien heb je minder afleiding en meer focus om aan je taken te werken.  

Maar waarvoor zullen we dan nog wel naar ons kantoor gaan? Voor fysieke samenwerkingen of verplichte face-to-facevergaderingen?  Al deze scenario’s zullen dan gaan plaatsvinden in de ‘shared spaces’ van je kantoor, wat maakt dat er een hoge nood zal zijn aan verschillende types van samenwerkingsruimtes, vergaderruimtes en webinarruimtes.   

Misschien heb je al zulke ruimtes ter beschikking? Hoe dan ook, ze moeten voorzien zijn van de juiste technologie die het voor je medewerker de moeite waard maakt om de verplaatsing naar kantoor te maken. Laat ons even inzoomen op enkele typische ruimtes waarvoor je medewerkers en externe bezoekers in de toekomst speciaal naar je kantoor zullen komen.  

Type 1: De virtuele receptie/ service desk 

Je onthaal-, receptie- of service desk-medewerker is het eerste aanspreekpunt voor externe bezoekers. Daardoor is het ook de eerste persoon die meer wordt blootgesteld aan fysiek contact. Het opbouwen van een virtueel onthaal zorgt ervoor dat je dezelfde service kan blijven bieden met aandacht voor de veiligheid van je medewerkers. En denk vooral ook aan de innovatieve mogelijkheden die deze nieuwe aanpak mogelijk maakt voor je toekomstige dienstverlening. 

Type 2: De Huddle Room (small collaboration room) 

De Huddle Room is al enkele jaren in opmars, omdat we vaststellen dat vele fysieke samenwerkingen slechts met enkele personen plaatsvinden. Er is dus nood aan een kleine,  maar zeer praktische ruimte om heel doeltreffend te kunnen samenwerken. De technologische basisingrediënten voor een goede huddle room zijn een digitaal whiteboard, mogelijkheid tot (wireless) content delen en audio/videoconferentie-mogelijkheden om ook externe deelnemers (ad-hoc of gepland) in de samenwerking te betrekken. Een voorbeeld van een fantastische Huddle Room-oplossing is de Microsoft Surface Hub 2S, welke een echte all-in-one oplossing geeft voor voorgaande ingrediënten + het gebruik van Teams, Skype for Business en andere Microsoft & 3rd party applicaties. Maar ook indien u andere noden heeft voor bijvoorbeeld Zoom of andere samenwerkingstools dan zijn er hierbij vele mogelijkheden om de juiste Huddle Room opstelling op maat samen te stellen. Het inrichten van een Huddle Room is dus zeer divers en kan tegen elk budget worden aangevat, waardoor bijvoorbeeld ook activatie van meerdere ruimtes voor uw organisatie meteen toegankelijk wordt. 

Type 3: De Meeting Room (klein, middelmatig en groot) 

‘Klassieke’ vergaderzalen zullen ook nog steeds noodzakelijk zijn, want in dit type ruimtes zal je doorgaans grotere groepen mensen (4-20 of zelfs meer) samenbrengen voor een fysiek en interactief overleg. De mogelijkheid om (wireless) content te delen is in deze ruimtes primordiaal. Al lijken ook interactieve whiteboarding en de mogelijkheid om externe deelnemers te kunnen betrekken via Microsoft Teams en Zoom een must have. Technologisch gezien zal een ‘moderne’ meeting room dus zeker uitgerust zijn met 1, 2 of zelfs 3 beeldschermen, de mogelijkheid om (wireless) content te delen, interactieve whiteboarding op de beeldschermen en integratie met Microsoft Teams en/of Zoom en/of andere virtuele collaboratie platformen. 

Type 4: Boardrooms, auditoria en refters  

Bepaalde ruimtes in je organisatie vereisen extra aandacht. Zo komt er in een boardroom, auditorium of refter vaak de vraag naar een Active Speaker Tracking camera-opstelling, waarbij boardmeetings, all-hands company events of andere aankondigingen op de beste manier in beeld kunnen worden gebracht en vervolgens ook virtueel beschikbaar worden gemaakt. In deze type van digitale events moet je enerzijds aandacht besteden aan de ervaring van de lokale deelnemers, maar anderzijds dus ook aan de ervaring van de deelnemers op afstand.

Type 5: Het opleidingslokaal, maar ook op afstand 

Ook het toekomstscenario van trainingen lijkt ons nu definitief te veranderen. Zo zal de lesgever waarschijnlijk zeker nog fysieke deelnemers in zijn trainingsruimte mogen ontvangen. Al zullen deze trainingen ook gevolgd worden door remote deelnemers die op zoek zijn naar dezelfde ervaring als de lokale deelnemers. In dit scenario spelen de technologische aandachtspunten zeker een rol, zodat we op vlak van audio, video, content en interactiviteit elke deelnemer dezelfde ervaring kunnen bieden. 

Type 6: De webinarruimte  

Vaak vergt het geven van een webinar niet meer dan een goede audiovisuele ervaring met geoptimaliseerde microfoon(s), camera-opstelling en de mogelijkheid om content (presentatie, video, whiteboard, …) aan de webinar toe te voegen. Voeg hierbij nog eens een comfortabele en akoestisch goede ruimte toe en je bent helemaal klaar om op een regelmatige basis je aankondigingen, visie en kennis te delen. Maak dus optimaal gebruik van die kleine ‘ruimte op overschot’ en ga op een budgetvriendelijke manier onmiddellijk aan de slag. 

Reservatie en visualisatie van de beschikbaarheid in je kantoor 

Bovenstaande ruimtes moeten natuurlijk optimaal gebruikt worden en daarom is het zeker ook belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het beschikbaarheids- en reservatiesysteem. Uiteraard kunnen we de beschikbaarheid visualiseren binnen je Outlook-kalender en van hieruit ook de reservatie van een ruimte beheren. Maar we willen een stap verder gaan en via Digital Signage binnen je kantoorgebouw visueleren welke ruimtes er nog beschikbaar zijn. Zo kunenn we per ruimte de mogelijkheid bieden om deze ad-hoc te reserveren, zonder dat er hierbij een pc met Outlook vereist is. 

Deze interessante uitdagingen vereisen de juiste aanpak. 

Wij begrijpen dat de bovenstaande uitdagingen belangrijke beslissingen zijn voor je bedrijf. Daarom wil Xylos je graag helpen met de uitwerking van de juiste strategie en keuze.  

Op basis van onze rijke ervaring heeft Xylos hierbij een methode ontwikkeld, waarmee we je van A tot Z kunnen ondersteunen tijdens elke fase van het proces: 

  • Envisioning van de mogelijkheden die het best aansluiten bij uw behoeften, bijvoorbeeld door rekening te houden met uw bedrijfscultuur, budgetten en de gebruikte Online Conferencing tools zoals Microsoft Teams, Zoom, Skype for Business, … 
  • Design van de nieuwe oplossing(en), zowel op technische vlak voor een naadloze integratie met uw bestaande ICT omgeving, alsook voor de functionele integratie binnen uw bedrijfsprocessen. 
  • Enable de nieuwe oplossing(en) door een volledige technische implementatie en het begeleiden van uw eindgebruikers bij het adopteren van de nieuwe technologieën. 
  • Embrace de nieuwe oplossing(en) via een centraal beheerplatform voor alle technologie, inclusief monitoring van gebruik en kwaliteit, en het verbeteren van de oplossing door gebruik te maken van deze gegevens. 

Samen met jou zorgen we er bij Xylos graag voor dat je bedrijf of organisatie klaar is om terug te keren naar het ‘Nieuwe Kantoor’. Aarzel dus zeker niet en contacteer ons voor een verdere kennismaking. 

Deel dit blogbericht

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Uitnodigingen voor Xylos' events & webinars
  • De laatste blogposts en cases
  • Nieuwste IT-trends