Xylos brands

De verborgen parel van Office 365: Microsoft Delve

Tijdens een doorsnee werkdag krijg je heel wat bestanden toegestuurd van collega's en klanten. Je slaat die op in je persoonlijke OneDrive, in de SharePoint van het bedrijf of laat ze simpelweg in je mailbox staan. Zo groeit de hoop data in ijltempo en wordt het elke dag moeilijker om relevante informatie snel terug te vinden. Met Delve helpt Office 365 je daar een mouw aan te passen.
 

Wat is Office Delve?

Waar Office vroeger enkel bestond uit Word, PowerPoint en Excel, is de softwaresuite nu een heel stuk uitgebreider: een van de minder bekende toepassingen van Office 365 is Office Delve. De tool draait om wat zijn naam doet vermoeden: relevante content opgraven uit Office.  Zij het uit een OneDrive, SharePoint of een Exchange-account. Zo helpt de software je om structuur te geven aan de constante stroom van documenten. De toepassing zorgt ervoor dat je efficiënt aan de nodige gegevens geraakt zodat je minder tijd verliest aan nodeloos mappen doorspitten.

Delve geeft je een gepersonaliseerd overzicht met visuele content cards van bestanden waarvan de software denkt dat ze op dit moment relevant voor je zijn. Die cards tonen trouwens niet alleen bestanden. Ze tonen je ook collega's en documenten waaraan die collega's werken die op dat moment voor jou interessant zouden kunnen zijn. Bovendien bestaat er binnen de applicatie ook een zoekfunctie die Office 365 doorpluist met dezelfde filosofie voor gerichter zoeken.
 

Artificiële intelligentie achter de schermen

Om te weten welke documenten en personen voor jou relevant zijn, gebruikt Office Delve het artificiële brein van Microsoft Graph. Graph analyseert continu de signalen die jij en je collega's versturen binnen Office 365. Een voorbeeldje: wanneer jij en een collega eenzelfde document bewerken, dan is dat voor Microsoft Graph een teken dat jullie samenwerken. Dat is slechts een van de vele signalen die de software gebruikt om te bepalen wie en wat voor jou op dat moment belangrijk zijn.
 

Organiseer wat Delve opgraaft

Delve haalt voor jou al de meest relevante documenten boven. Maar dat gebeurt zonder structuur. Het programma kent de inhoud van de bestanden niet en zet dus alles door elkaar. Gelukkig geeft de tool je wel de mogelijkheid om er zelf orde in te brengen. Je kan de content cards markeren als favoriet. Zo staan verschuiven ze naar het tabblad favorieten. Of je kan meerdere documenten rond een project of onderwerp groeperen in een board. als je de facturatie van verschillende projecten voor een klant wilt verzamelen.
 

Ga na hoe je werkt met MyAnalytics

Delve helpt je niet alleen beter werken. Het programma geeft je ook inzicht in hoe je werkt via de geïntegreerde MyAnalytics. MyAnalytics vat samen hoe jij je tijd op het werk spendeert. Je ziet hoeveel uur je mailde, hoe vaak je in vergadering zat en hoeveel van die meetings ook nuttig waren. Naast een overzicht, geeft MyAnalytics je ook tips over welke meeting je misschien beter schrapt. Of je kan zelf een doel zetten, zoals maximum twee uur mailen per dag.
 

Blijf in contact met collega's

In tijden van flexwerken en de cloud, is het niet ongewoon om sommige collega's weinig te zien op kantoor. Daarom spoort Delve niet alleen de juiste collega's op. De toepassing laat jou en je medewerkers ook een profiel opstellen. Daarin kan je je contactgegevens, een korte omschrijving van jezelf, je hobby’s en een mini-cv neerpennen. Zo kan je met Delve toch een gezicht plakken op die ene collega die altijd op de baan is.
 

Praat erover met medewerkers

Delve is een handige en krachtige tool. Hoewel het misschien jeukt om ermee aan de slag te gaan, doe je er goed aan om toch even met je medewerkers samen te zitten. Plots al je bestanden en die van anderen zien, zorgt dat sommigen denken dat iedereen aan hun documenten kan. Zeker als er vertrouwelijke informatie mee gemoeid is. Dat kan snel tot een stortvloed aan mails naar IT leiden. Geen zorgen: Delve kan de toegang tot documenten niet aanpassen. Je ziet alleen wat er al met je gedeeld is. Maar dat weten je medewerkers niet altijd. Daarom is er een beetje changemanagement mee gemoeid en leg je best uit dat Delve niet de hele boel op straat gooit.

 

Meer te weten komen over Office 365 en Microsoft Delve? Neem dan zeker een kijkje op onze website.

 

Deel dit blogbericht

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Uitnodigingen voor Xylos' events & webinars
  • De laatste blogposts en cases
  • Nieuwste IT-trends