Carglass stapt vlot over van Lotus Notes naar Microsoft Office 365

Change management blijft ook na zo’n migratie nodig, dus dat hou je beter intern.”

Carglass schakelde over van Lotus Notes naar Microsoft Office 365
​Dankzij de migratietools van Quest verliep de omschakeling zo goed als automatisch
De tijd die wordt bespaard omdat er nauwelijks nog onderhoud nodig is, kan worden besteed aan nuttiger taken

Voor Carglass bood Lotus Notes te weinig mogelijkheden en vernieuwing, terwijl de technische ondersteuning zwaar doorwoog op de IT-afdeling. Als een van de eerste bedrijven in België schakelden ze over op Microsoft Office 365. Met de hulp van IT-partner Xylos en de migratietools van Quest verliep de omschakeling snel en vlot, zodat de eigen IT-afdeling zich volop kon concentreren op toepassingen en systemen die het bedrijf helpen om nog beter te presteren.

“De software kwam niet langer tegemoet aan de noden van de business, die een meer flexibele tool eiste”, vertelt Dirk Slechten, IT Operations Manager bij Carglass. “Bovendien woog het onderhoud van de software zwaar door op onze IT-afdeling. Eén fulltime medewerker was er constant mee bezig.”

Iedereen 25 GB opslag

Uit een aantal alternatieven koos Carglass – als een van de eersten in België – voor Microsoft Office 365. Daarmee beschikken ze over verschillende applicaties die de communicatie efficiënter, vlotter en persoonlijker laten verlopen. Naast de klassieke Office-toepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint omvat Office 365 namelijk ook het e-mailprogramma Outlook, het SharePoint-platform voor documentbeheer en online samenwerking, plus Skype voor Bedrijven, dat chat, telefonie en videocommunicatie combineert. Voor een vlotte omschakeling naar het Microsoft-platform deed Carglass een beroep op IT-partner Xylos.

“Ons bestaande e-mailsysteem had maar een heel beperkt databasevolume, waardoor we die voortdurend aan het archiveren waren. De overstap naar Outlook, waarin iedere gebruiker plots over 25 GB beschikt, was om die reden alleen al een ware verademing. Daarnaast is ook de vertrouwde Microsoft-interface een belangrijke troef”, aldus Slechten.

  • 44 het aantal Service-centers in België en Luxemburg die momenteel via Skype voor Bedrijven verbonden zijn

  • 25 de grootte (in GB) van de nieuwe mailboxen van de medewerkers

  • 1 IT-medewerker deed vroeger niets anders dan het mailsysteem draaiende te houden

Complexe dossiers efficiënter en sneller afhandelen

Meetbare resultaten van de overstap hebben ze bij Carglass nog niet kunnen vaststellen. “Maar door nieuwe toepassingen zoals videocommunicatie en chat te omarmen, communiceren onze medewerkers nu op een meer persoonlijke, vertrouwelijke manier en dat creëert automatisch ook vertrouwen”, legt Slechten uit. “Niet alleen bij collega’s, ook bij partners en klanten. Zo kunnen ze complexe dossiers en gevoelige discussies efficiënter en sneller afhandelen.”

De IT’er die vroeger het Lotus Notes-systeem draaiende hield, is nog altijd aan boord, maar krijgt nu boeiender werk voorgeschoteld. “Dankzij de overstap naar een cloudoplossing is de IT-afdeling minder bezig met technische aspecten en kunnen we volop producten en diensten zoeken die het bedrijf nog sterker kunnen maken”, aldus Slechten.

Change management is voortdurend nodig

De migratie naar het nieuwe communicatieplatform verliep erg vlot, vooral omdat IT-partner Xylos hiervoor een aantal tools had meegebracht. “We hebben gebruik gemaakt van Notes Migrator en Coexistence Manager van Quest”, zegt Slechten, “waardoor een en ander bijna automatisch is verlopen, op een paar minimale uitzonderingen na. We vonden het ook heel aangenaam dat Xylos ons geholpen heeft om het meeste werk zelf te doen, weliswaar nadat hun experts ons op weg hadden gezet.”

Het change management dat bij zo’n migratie komt kijken, nam Carglass volledig voor eigen rekening. “Dat was best een moeilijke keuze,” herinnert Slechten zich. “Je kent je eigen organisatie namelijk het best, maar anderzijds mis je natuurlijk de expertise in de processen die hierbij komen kijken. Uiteindelijk zijn we wel tevreden over die beslissing, want change management blijft gewoon nodig. Onze medewerkers brengen bijvoorbeeld zelf toestellen mee naar het werk en gaan autonoom aan de slag met Dropbox of andere clouddiensten. Dat zijn zaken waar je als IT-afdeling op een verstandige manier moet mee leren omgaan, natuurlijk.”

“Dankzij nieuwe tools als videocommunicatie en chat communiceren onze medewerkers nu op een meer persoonlijke, vertrouwelijke manier en creëren zo ook meer vertrouwen bij collega’s, partners en klanten.”

Dirk Slechten, IT Operations Manager