Xylos Brussel: +32 2 264 13 20
Xylos Antwerpen: +32 3 543 75 00
xylos@xylos.com

Febelco kiest voor efficiëntie en gebruiksgemak met intern e-platform iConnect

Xylos trekt actief aan het project zodat het niet stilvalt.

Xylos trekt actief aan het project door deadlines nauw op te volgen
Als platform voor interne communicatie wakkert iConnect de bedrijfsspirit aan
iCons en iQ vereenvoudigen het contract- en kwaliteitsbeheer

Geneesmiddelenverdeler Febelco werkt samen met Xylos aan iConnect. Dat is een eigen interne, digitale werk-toolbox die het werk van de medewerkers moet vereenvoudigen door alles beschikbaar te maken in een klik. Febelco ontwikkelde het platform om zijn operationele werking verder te verbeteren. Xylos stond hen van A tot Z bij met raad en daad. Hun expertise hielp Febelco de juiste keuzes te maken en kosten te besparen.

 

Gemakkelijker aan de slag met iConnect

Binnen iConnect ontwikkelde Febelco samen met Xylos ook twee modules die de operationele werking moet verbeteren: iCons en iQ. De eerste is een gloednieuw contractbeheer- en archiveringssysteem, de laatste vereenvoudigt het kwaliteitsbeheer. “Bij de ontwikkeling van deze twee applicaties keken we met Xylos vooral hoe we onze efficiëntie konden verbeteren en kosten konden verlagen. Zowel iCons als iQ betekenen een grote digitaliseringsslag van onze administratie”, weet An Van Assel.

iCons vereenvoudigt het contractbeheer

Alle contracten bewaart Febelco nu op één plek: iCons. Er wordt centraal gescand en documenten worden in deelomgevingen per contractsoort gestoken. Ze krijgen een tag waardoor bestanden terugvinden een koud kunstje is. An Van Assel: “Dankzij de verschillende omgevingen kunnen we de toegang tot de contracten beter controleren. Niet iedereen kan zomaar alles zien. Het salesteam heeft bijvoorbeeld toegang tot de contracten die met klanten gesloten worden, maar niet tot overeenkomsten met leveranciers.”

Ook het opvolgen van contracten wordt vereenvoudigd, legt An uit: “Dreigt een contract te vervallen? Dan stuurt iCons een melding naar de bevoegde persoon die dan actie kan ondernemen. Door de koppeling met ons ERP-pakket kunnen we ook snel extra info toevoegen.”

  • 1200 medewerkers zullen uiteindelijk aan de slag gaan met iConnect
  • 8 vestigingen krijgen beter inzicht in elkaars kwaliteitsgegevens
  • 2 modules geven de operationele werking een boost

Altijd het juiste kwaliteitsdocument dankzij iQ

Het kwaliteitsmanagementsysteem van Febelco krijgt een make-over met iQ. Op een kaart van België zien gebruikers de acht vestigingen. Wie op een van de kantoren klikt, krijgt de kwaliteitsdocumenten voor die plek te zien. Dat gaat van organigrammen en functieomschrijvingen over certificaten tot KPI’s en doelstellingen.

iQ verzamelt al die data op één plek. Wie een certificaat of organigram zoekt, vindt het snel terug in iQ. Ook hier is alles opgedeeld in verschillende secties. De module doet echter meer dan documenten beschikbaar maken: “In iQ zitten verschillende goedkeuringsstromen ingebakken. Verantwoordelijken zorgen dan voor de elektronische validatie van de verschillende documenten”, aldus An Van Assel. “Dat helpt ons te voldoen aan alle noodzakelijke wet- en regelgevingen, zoals bijvoorbeeld die van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG).”

Een samenwerking die loopt op wieltjes

Febelco werkte eerder al vlot samen met Xylos, maar schreef voor het nieuwe intern e-platform toch een aanbesteding uit. “Xylos dong opnieuw mee naar het contract en hun voorgestelde aanpak overtuigde ons het meest”, aldus An Van Assel.

Xylos heeft Febelco vervolgens optimaal begeleid, vindt de marketingmanager. “Ze werkten een voorstel uit op maat van onze business en trekken het project actief zodat het niet stilvalt. Ze volgen dan ook deadlines nauwgezet op en communiceren voortdurend over de voortgang. We organiseerden enkele workshops en daar kwamen een aantal zaken uit waar we initieel niet aan gedacht hadden. Wat met de meertaligheid van iConnect bijvoorbeeld? Xylos hielp ons bepalen wat we best vertaalden en wat niet. Dankzij hun knowhow maken we de juiste keuzes en sparen we kosten uit.”

"Met iConnect willen we onze medewerkers dichter bij elkaar brengen en onze bedrijfsspirit aanwakkeren."

An Van Assel, Marketing & Communications manager, Febelco