Xylos Brussel: +32 2 264 13 20
Xylos Antwerpen: +32 3 543 75 00
xylos@xylos.com

Multipharma maakt met Microsoft Office 365 weg vrij voor NWoW

“De keuze voor Microsoft Office 365 gebeurde om twee redenen: snelheid van implementatie en kostprijs.”

Multipharma schakelde over naar het Nieuwe Werken
Office 365 voor 1.800 collega’s was de eerste horde in dat programma
Xylos integreert Office 365 met Exchange Server in hybride mailcloud

Apotheekgroep Multipharma heeft resoluut gekozen voor het ‘nieuwe werken’, onder meer om vlotter te communiceren met de 300 verkooppunten in België. Met de hulp van Xylos nam het een eerste horde en activeerde het bedrijf ruim 1.800 accounts op Microsoft Office 365. Die koppelde Xylos in een hybride opstelling met de Microsoft Exchange Server in de hoofdvestiging. Zo kregen 1800 medewerkers voor de eerste keer toegang tot een individueel e-mailadres. Al snel besliste het HR departement om een aantal van zijn papieren processen volledig te digitaliseren via mail. Het project heeft zo de weg geplaveid voor een betere en transparantere communicatie dankzij een ruimer NWoW-programma.

Overstappen naar Microsoft Office 365: sneller en goedkoper

“De keuze voor Microsoft Office 365 gebeurde om twee redenen: snelheid van implementatie en kostprijs”, vertelt Bernard Pierre. “We hoefden geen volledige licenties omdat men in de apotheek gewoon de centrale computer gebruikt. We namen dus honderden zogenaamde K1-abonnementen, waarmee onze apotheekmedewerkers toegang hebben tot Outlook Online en ook via de browser documenten kunnen raadplegen. Extra voordeel is dat de medewerkers van eender waar hun mail kunnen raadplegen, wat zeker interessant is voor onze reizende apotheekmedewerkers”

De nieuwe manier van werken, samenwerken en communiceren met de 300 verkooppunten in België moet Multipharma toelaten om de recente groei voort te zetten en de cultuursverandering te ondersteunen. De wisselwerking tussen het hoofdkantoor en de apotheken zal in de toekomst veel intensiever worden, zodat het bedrijf sneller op de bal kan spelen.

Hybride en volledig geïntegreerde omgeving

In minder dan twee maanden tijd heeft Xylos de 1.800 e-mailadressen in orde gebracht. “Op zich is dat niet zo het complexe werk”, vindt Bernard Pierre. “Xylos heeft vooral zijn expertise aangebracht om al die nieuwe adressen te koppelen met de bestaande Active Directory en met onze eigen Exchange Server zodat we agenda’s kunnen delen met elkaar en toegang hebben tot het volledige adresboek van de organisatie. Zo’n hybride mailcloud is niet eenvoudig, maar Xylos wist er wel raad mee.”

  • 1.800 medewerkers beschikken over Office 365 abonnement
  • 2 aantal maanden om de migratie naar Office 365 te volbrengen
  • 95% aantal actief gebruikte mailboxen

Xylos ontwikkelt reference cards om adoptie te versnellen

Gezien de korte projecttijd verkozen Xylos en Multipharma om geen klassieke opleiding of e-learning in te lassen om de vele apotheekmedewerkers op weg te zetten in de wereld van Office 365. Alle informatie om snel van start te kunnen staat op zogenaamde reference cards die Xylos voor Multipharma ontwikkelde. Een pilootgroep bezorgde een eerste feedbackreeks waarna Xylos de kaarten bijstuurde.  

Het team van Bernard Pierre volgde drie maanden lang de adoptiegraad en het aantal aanmeldingen. Daaruit bleek dat de medewerkers hun nieuwe inbox erg actief gebruikten. Al snel besliste het HR departement om bepaalde papieren communicaties enkel nog elektronisch te versturen, hiermee worden de medewerkers ook digitaal gestimuleerd en aangespoord om hun Office 365 regelmatig te gebruiken, wat Multipharma ook afleidt uit het groot aantal actieve gebruikers.

In het verleden kregen alle apotheekmedewerkers bijvoorbeeld een papieren brochure met de interne opleidingen. Ze moesten dan een formulier invullen en weer terugsturen. Vandaag behoort dat tot het verleden. Ze krijgen een mail met de link naar een nieuw online opleidingenplatform waar ze zich digitaal kunnen inschrijven. Dankzij Microsoft Office 365 organisatie verspilt de organisatie minder papier en wint ze tijd en geld.

Office 365 plaveit de weg voor nieuwe NWoW-projecten

Het Office 365 project was uiteindelijk de eerste horde van het NWoW-project. “We wilden snel schakelen en ook tonen aan de onderneming dat NWoW zijn vruchten afwerpt. De adoptiegraad was dus erg belangrijk voor het vervolg, met nieuwe video- en telefoniesoftware. Na de eerste positieve ervaring kijken onze apothekers nu uit naar die verandering, omdat ze weten dat de communicatie opnieuw vlotter zal verlopen. Ze zijn tevreden dat het bedrijf investeert in hun werkplezier”, besluit de program manager.

“Xylos heeft vooral zijn expertise aangebracht om Microsoft Office 365 te koppelen met de bestaande Active Directory en met onze eigen Exchange Server. Zo’n hybride mailcloud is niet eenvoudig, maar Xylos wist er wel raad mee.”

Bernard Pierre, NWoW Program Manager