Xylos Brussel: +32 2 264 13 20
Xylos Antwerpen: +32 3 543 75 00
xylos@xylos.com

User Adoption-plan vereenvoudigt overstap naar Office 365 voor Umicore

“Voor grotere IT-projecten zou zo’n User Adoption-plan verplichte kost moeten zijn.”

Umicore schakelt over naar Microsoft Office 365 en nieuwe manier van werken
Xylos regisseert User Adoption-workshops, en schrijft een plan om migratie in goede banen te leiden
Een User Adoption-toolkit met leercontent per applicatie en Xylos’ leerplatform OASE vereenvoudigen overstap

Wil jij ook de stap naar Office 365 vereenvoudigen met een User Adoption-plan? De internationale industriegroep Umicore implementeerde het plan voor 13.000 gebruikers op 80 locaties.

De beslissing om met Office 365 aan de slag te gaan, was snel gemaakt. Het Umicore-personeel werkt plaats- en tijdsonafhankelijk. En al snel kwam de vraag om de content en onlinemeetings te vereenvoudigen. Maar om Office 365 te gebruiken, was Umicore ervan overtuigd dat een voorafgaande gebruikersanalyse en een strak plan, om de vlotte adoptie te garanderen, noodzakelijk waren. Xylos werkte dat plan uit in drie stappen en ontwikkelde een User Adoption-toolkit voor een succesvolle migratie.

De lotusbloem

Al snel stond de pre-launch-fase voor de deur. Xylos organiseerde daarvoor workshops met Van Den Berghs projectteam. Zo kwam Umicore meer te weten over hoe de gebruikers vandaag werken, wat hun noden zijn en hoe het bedrijf ze kan begeleiden. In de eerste workshop bijvoorbeeld stond Umicores visie op samenwerking centraal: wat wil het bedrijf bereiken met de verandering? Wie is er betrokken? En wat zijn de projectdeadlines? In de volgende sessies identificeerden de Umicore-collega’s de verschillende gebruikerstypes, verdiepten ze zich in een aantal use cases en bepaalden ze ook de governanceregels voor het delen van content en beveiliging. Volledig op maat van Umicore.

“Die workshops van een halve of volledige dag waren erg belangrijk. Door gebruikers te segmenteren stel je vast dat je je voor nomadische medewerkers best toelegt op het gebruik van OneNote. Xylos hanteerde tijdens de workshops de lotusbloemtechniek die focust op één hoofdonderwerp, maar wel toelaat om er gerelateerde concepten aan te koppelen en uit te werken. Zo gingen de waardevolle, parallelle ideeën niet verloren”, vertelt Van Den Bergh.

De Umicore Heroes

Als een van de laatste stappen in de pre-launch-fase organiseerden Xylos en Umicore de praktische omkadering tijdens en na de migratie. Van Den Bergh: “We beslisten om te werken met een netwerk van ambassadeurs, onze Umicore Heroes. Dat zijn medewerkers met een ruime IT-kennis die eerder al zo’n rol vervulden.”

  • 13.000 medewerkers zullen overstappen naar Microsoft Office 365
  • 3 het plan bestaat uit drie fases, pre-launch, launch en post-launch
  • 5 Xylos organiseerde vijf visieworkshops als voorbereiding van het User Adoption-plan

Met de User Adoption-toolkit aan de slag

De workshops waren een succes. Tijd om per vestiging een globaal User Adoption-plan en een Adoption-toolkit uit te bouwen. Xylos paste de use cases toe op de geselecteerde Office 365-applicaties en bouwde leercontent per toepassing. Op maat van Umicore.

De lokale vestigingen vertalen de in hetzij webinars of meer klassikale trainingen volgens hun lokale bedrijfscultuur. Ook OASE, Xylos’ leerplatform met korte video’s over Microsoft Office 365, zit mee in de toolkit.

Succesvolle pilootfase

De IT-afdeling nam in een pilootfase de aftrap van het migratieproject. “Ons User Adoption-plan werpt in de pilootsites alvast zijn vruchten af. We hebben in onze workshops de behoefteanalyse goed ingeschat en een sterke toolkit samengesteld. De migratie verloopt er naar wens”, zegt Van Den Bergh. “Natuurlijk is er een stukje voortschrijdend inzicht. Je maakt vooraf inschattingen die je soms moet bijsturen. Dat is logisch. We hebben bijvoorbeeld een demo georganiseerd van Skype, SharePoint en Outlook. Maar we merkten dat we SharePoint eigenlijk best apart houden. Anders wordt het te veel in één keer. We vragen daarom voortdurend feedback met surveys. Het IT-team volgt het ook goed op en krijgt live feedback.”

Van Den Bergh raadt zo’n User Adoption-workshops dan ook met stip aan: “Voor zo’n omvattende IT-projecten zou dat in feite verplichte kost moeten zijn. We hebben er een tweetal maanden tijd in gestopt. En HR en IT hebben alles samen gevalideerd na de concluderende workshop. Zo kunnen we onze initiële doelstellingen bereiken, beter communiceren en samenwerken.”

“Het volstaat niet om de migratie zonder meer in te plannen. Als je gebruikers de software niet optimaal gebruiken, zal je als organisatie ook geen stappen zetten. User Adoption was dan ook een van de zeven deelprojecten van onze migratie naar Office 365.”

Marleen Van Den Bergh, programmamanager