Xylos migreert 3.200 medewerkers van Crelan naar Microsoft-omgeving

“Ze lieten ons niet wachten als er zaken buiten de scope geregeld moesten worden.”

Xylos migreert Crelan-mail van Lotus Notes naar Microsoft Exchange
Gebruikers werken nu tijds- en plaatsonafhankelijk
Exchange Server draait on premises, dat bleek goedkoper dan cloud

Ook Crelan surft mee op de digitaliseringsgolf. De klanten kunnen sinds kort eenvoudiger mobiel bankieren en ook de medewerkers profiteren van de innovatie. Voor zijn project ‘workplace of the future’ migreerde de bank naar Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint en Skype for Business. “Die toepassingen zijn sterk geïntegreerd en bevorderen de interne samenwerking ook met thuis- of telewerkers in de satellietkantoren”, zegt Crelans projectleider Calogero Arnone. Voor de migratie van de oude Lotus-omgeving riep Crelan de hulp in van Xylos. “Dankzij hun technische kennis, ervaring en klantgerichtheid hebben we het parcours vlekkeloos afgelegd.”

On premises nog altijd goedkoper

Crelan besliste in 2014 om te migreren naar een nieuw platform. “We kregen drie offertes voor infrastructuur ter plekke, drie in een private cloud bij een lokale dienstverlener en ook twee public cloud offertes. Cloud brak toen echt door”, zegt Arnone. Crelan overwoog dus ook even public cloud met Google Mail en Microsoft Office 365, maar besliste al gauw dat haar documenten op eigen servers moeten blijven. “We zijn een bank en beveiliging is een topprioriteit.”

Dus bleven er twee opties over: private cloud of helemaal geen cloud. Na de ROI-berekening besliste Crelan om on premises te blijven. Je hebt dan geen beperking op e-mail of opslag, waardoor het volgens Calogero Arnone de goedkoopste oplossing bleek. Bovendien garandeert hij intern een beschikbaarheid van 99,95%, hoger dan de beloftes die hij kreeg van de private en public cloud leveranciers.

De projectmanager wees de opdracht toe aan Xylos, een outsider volgens hem. “In zekere zin wel. In het commerciële traject bleef hun offerte altijd erg consistent, dat geeft vertrouwen. We hadden vroeger al een Windows-reconciliatieproject met hen gedaan na de fusie met Centea. In hun vakgebied zijn ze top. Hun technici anticiperen zeer goed, dat is een van hun sterke punten.”

Migratie van 2 terabyte e-mail

Het messaging team van Xylos tekende het technische ontwerp uit en er kwam een dubbel redundante infrastructuur met HPE-servers in de twee datacenters van Crelan. Daarop installeerde het zo’n dertigtal virtuele servers met de migratietool van Dell Software (voorheen Quest), met wie Xylos een erg goede verstandhouding heeft.

In totaal moesten er 3.200 mailboxen naar de nieuwe Exchange-servers verhuizen. Geen sinecure want de 1.000 medewerkers op het hoofdkantoor hadden gemiddeld één gigabyte mail per gebruiker en de 2.200 medewerkers in de 750 agentschappen gemiddeld zo’n halve gigabyte.

  • 3.200 computergebruikers werken nu met Microsoft Outlook
  • 9 maanden duurde de migratie
  •  praktijkgerichte online cursussen ontwikkelde Xylos

Perfecte voorbereiding voor vlekkeloze migratie

Xylos en Dell Software waren volgens Calogero Arnone echter perfect voorbereid: “Na een pilootproject van een honderdtal mailboxen hebben we de dertig servers parallel hun werk laten doen. Elke server migreerde zo’n 50 gebruikers tegelijk, met uitschieters tot 250 gebruikers per batch. We hebben zelfs archieven van 1992 gemigreerd! In de bancaire sector durft en moet men soms heel wat bijhouden.”

De migratie van het hoofdkantoor duurde ongeveer een week. De agentschappen werden per regio aangepakt in een zestal migratiegolven. Tegelijk werd ook de Office-kantoorsoftware geüpgraded en Xylos converteerde ook een aantal Lotus Notes-toepassingen zoals discussiefora naar SharePoint-templates.

Online opleiding via Xylos

Om de omschakeling naar de nieuwe toepassingen zo vlot mogelijk te laten verlopen, stelde Xylos een aantal online cursussen samen. Het user adoption-programma leerde de gebruikers om hun dagelijkse taken te realiseren met de software van Microsoft. Als ze dat onder de knie hadden, konden de gebruikers het user evolution-programma volgen om nieuwe functies aan te leren.

In totaal duurde het migratieproject slechts een negental maanden. Daarmee is Calogero Arnone heel tevreden. “Wat me opviel is dat Xylos de rapportering en communicatie erg kort houdt. Bovendien concentreren ze zich op het project en de resultaten. Ze lieten ons niet wachten als er zaken buiten de scope van de aanbesteding geregeld moesten worden.”

“In zijn vakgebieden is Xylos echt top. Zijn technici anticiperen zeer goed, dat is een van hun sterke punten.”

Calogero Arnone, Projectmanager Global Infrastructure