Xylos Brussel: +32 2 264 13 20
Xylos Antwerpen: +32 3 543 75 00
xylos@xylos.com

User adoption: engageer jouw medewerkers van bij de uitrol van nieuwe IT-tools

Nieuwe applicaties, nieuwe werkwijzen. Hoe gaan je medewerkers daarmee om? Weerstand, gebrek aan kennis of onduidelijke communicatie zijn slechts een paar factoren die een succesvolle uitrol in de weg kunnen staan. De oplossing? Betrek je eindgebruikers van bij het prille begin bij jouw ICT-projecten. Hoe? Het Xylos User Adoption Plan helpt jou hierbij.

Wat houdt het Xylos User Adoption Plan in?

De focus van dit plan ligt op:

  • Learning: nieuwe kennis en vaardigheden opdoen.
  • Change management: de bereidheid om nieuwe werkwijzen toe te passen.
  • Governance: afspraken, regels en richtlijnen uitwerken rond nieuwe werkwijzen.

Het Xylos User Adoption Plan omvat de volgende vier stappen en gaat al van start voor de eigenlijke implementatie van de nieuwe software plaatsvindt.

Voor de implementatie

Binnenkort nieuwe software in gebruik? Betrek je medewerkers en hou ze op de hoogte! Denk zeker aan de volgende acties: 

  • Stel een goed communicatieplan op.
  • Gebruik een e-teaser.

Tijdens de implementatie

Is de nieuwe software in gebruik? Zorg ervoor dat je medewerkers de nodige kennis opdoen om hun dagelijkse activiteiten zonder onderbreking te kunnen verderzetten.

Organiseer kennisoverdracht met een mix van leermethoden:

  • klassikale trainingen
  • e-learning
  • road shows
  • ondersteunend materiaal zoals bv. quick reference kaarten, …

Na de implementatie

Zijn er vragen na de implementatie van de nieuwe software? Gebruik deze eerste kritieke momenten om de voordelen van de nieuwe manier van werken naar voren te schuiven. Een ideaal moment om de vaardigheden en kennis die jouw medewerkers al hebben, naar een hoger niveau te tillen. Denk hierbij aan volgende communicatiekanalen:

  • extra training voorzien
  • coaches aanduiden
  • zorg voor een platform (op het intranet) met ‘FAQ’s’ of ‘Tips & Tricks’

Opvolging

Geef je medewerkers de mogelijkheid om vrijwillig hun kennis en enthousiasme over de nieuwe applicatie te delen. 

  • Geef ze de mogelijkheid om te bloggen.
  • Zet een Wiki op.
  • Stel in elke afdeling een ‘ambassadeur’ aan die medewerkers kan bijstaan in hun vragen en problemen.

Laat onze communicatiespecialisten jou bijstaan met:

consultancy bij het opstellen van een User Adoption Plan;
consultancy bij het uitwerken van een communicatieplan en -tools (blog, Wiki, FAQ, Tips & Tricks, handleidingen);
uitvoeren van de opleidingsactiviteiten (klassikale training, demo, e-learning, coaching).

Ik wil mijn medewerkers engageren tijdens de uitrol van nieuwe IT-toepassingen