Chatbots: een populaire manier om efficiëntie in de hand te werken

De chatbot is een tool die zienderogen aan populariteit wint binnen heel wat verschillende organisaties. Denk maar aan optimalisatie van je IT-helpdesk, een manier om snel en efficiënt de eerste vragen van je klanten te beantwoorden (HR, Quality, ISO, FAQ,...), enzovoort. Maar wat kan zo’n chatbot precies voor jou betekenen en waarom is deze innovatie zo populair? Wij leggen uit.

Waarom is Instant Messaging (IM) zo populair?

Dat onlinechat of Instant Messaging (IM) al een hele tijd immens populair is, dat weten we allemaal. Denk maar aan geliefde platformen zoals WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, Skype en WeChat: één voor één gekende voorbeelden waar we allemaal weleens gebruik van maken. Zowel op professioneel als persoonlijk vlak. Maar wat is nu precies de reden van deze waanzinnige populariteit? Wij praten over de twee belangrijkste!

Onmiddellijke feedback

We leven in een maatschappij waarin we gewend zijn dat alles vooruit gaat. Wachten op iets? Dat staat niet meer in ons woordenboek. En het is exact deze redelijk nieuwe mindset die volledig beantwoord wordt door deze chatbots. Via de IM-platformen krijgt (of verwacht) de gebruiker niets minder dan onmiddellijke feedback op prangende vragen. 

Content sturen in het gesprek

De meeste IM-platformen geven bovendien de mogelijkheid om allerlei content te sturen tijdens het gesprek. Merk je bijvoorbeeld dat iemand niet voldoende kennis heeft over het aangesneden onderwerp? Geen enkel probleem: je stuurt de nodige input binnen enkele seconden door, zodat het gesprek vlot kan blijven verdergaan. 

Het verschil met e-mail

Ondanks dat e-mail nog steeds een populair medium is, kan het je bovenstaande mogelijkheden niet geven. Bij een dringende vraag weet je immers nooit zeker of deze überhaupt ontvangen en/of gelezen werd - en of je vraag tijdig zal worden beantwoord. Het gevolg daarvan? Dubbele communicatie: om zeker te zijn, zal de vraagsteller meerdere mensen trachten te bereiken via e-mail en/of andere communicatiemiddelen. Dat zorgt dan ook voor inefficiënte communicatie, gezien de kans groot is dat de vraag in kwestie bij de verkeerde partij belandt.

En geef toe… Wanneer je moeite hebt gedaan om je probleem haarfijn tot in detail te beschrijven, dan is het zonde wanneer dit niet gelezen wordt. Enter: de chatbot, dé oplossing voor al deze problemen!

IM in een bedrijfscontext: tevreden klanten én medewerkers!

En nu is het aan jou als bedrijf om aan deze toenemende vraag naar efficiënte online bijstand te gaan beantwoorden. Je kan er uiteraard voor kiezen om extra medewerkers in te zetten via de verschillende kanalen. Maar, ja… is deze aanpak wel het meest optimaal, zeker wanneer we weten dat er heel wat standaardvragen en repetitieve taken tussen zitten?

Het antwoord is eenvoudig. Neen.

Hoe je deze uitdaging dan wél optimaal kan aangaan? Eenvoudig: een chatbot. Deze handige rakkers staan immers met veel plezier in voor standaard en repetitieve vragen. Bovendien maakt de chatbot weer heel wat tijd vrij voor je medewerkers, zodat zij zich (opnieuw) kunnen concentreren op de echte uitdagingen. Met andere woorden… een chatbot zorgt niet enkel voor tevreden klanten, maar ook voor gelukkige medewerkers!

Intelligente chatbots? Die vind je bij Xylos!

Overtuigd van al het moois dat die chatbots jou kunnen bieden? En terecht! Gelukkig maar dat je dan bij Xylos beland bent. Wij hebben immers jarenlange ervaring in workflowtoepassingen (een conversatie met een chatbot is tenslotte ook een flow!), begeleiding en opleiding van gebruikers én de fantastische Azure-technologie (voor de geïnteresseerden: wij maken gebruik van het Azure Bot service framework, Azure search, Azure cognitieve services én Logic Apps). En laten het nu net deze drie pijlers zijn die garant staan voor een optimale realisatie van die intelligente chatbot, die volledig geconnecteerd is met jouw bestaande line of business systemen!

Meer weten over de mogelijkheden van chatbots? Ontdek de Xylos Webinars.

De mogelijkheden van chatbots in een bedrijfscontext, die zijn behoorlijk uitgebreid. En omdat we willen dat je de chatbomen nog door het chatbos kan zien, bieden wij een aantal sessies aan om je stap voor stap te begeleiden tot de uitkomst die het beste geschikt is voor jouw situatie.

Bekijk de webinars

Sessie #1 (15 min): In welke scenario’s is een chatbot relevant en welke zijn de succesfactoren?

Een goede chatbot vergt een zekere investering. Je wil er dus zeker van zijn dat je medewerkers deze tool zullen gebruiken én dat de bot een toegevoegde waarde zal betekenen ten opzicht van je bestaande kanalen (invulformulier, Q&A database,…). Tijdens deze sessie gaan we dan ook dieper in op de verschillende scenario’s en succesfactoren.

Sessie #2 (15 min): Praktische voorbeelden en integratie met populaire kanalen.

Iedere chatbot heeft een specifiek doel en publiek. Tijdens deze sessie tonen we een aantal praktische voorbeelden en integraties met o.a. Skype, websites, … Daarnaast geven we een overzicht van populaire mogelijkheden die vaak worden ingezet om de technologie te verkennen.

Sessie #3 (15 min): Het functioneel design van een chatbot.

Bedrijven evolueren en veranderen, net zoals medewerkers en klanten dat doen. Allemaal goed en wel, natuurlijk, maar hoe zorg je ervoor dat je chatbot deze veranderingen overleeft en met een minimum aan rework up-to-date blijft? Dat onderzoeken we tijdens deze sessie. We geven je bovendien een aantal best practices mee om je chatbot de dynamiek te geven die het verdient!

Sessie #4 (15 min): Het technisch design van een chatbot

Hoe werkt een chatbot nu eigenlijk? Welke componenten en technologieën komen hierbij kijken? Hoe maak én hou je een chatbot intelligent? Is een chatbot vrij van enig onderhoud of heeft deze tool toch af en toe nog wat hulp nodig om volwassen te worden en bij te blijven?

Tijdens deze sessie tonen we een aantal van de componenten die cruciaal zijn voor een goede en up-to-date toepassing.

Meer weten over die intelligente chatbot? Contacteer Xylos!