Hoe verhinder je dat anderen Track Changes kunnen wijzigen?

Zoals ik in een andere blogpost al vermeld heb, heeft het werken met de Track Changes functionaliteit vele voordelen als je met verschillende personen aan een document werkt. Waarom? Je kan makkelijk binnen een document met elkaar communiceren, gedachten uitwisselen over bepaalde onderdelen, zinsconstructies optimaliseren, wijzigingen aanbrengen, enz. Natuurlijk moet je wel nog enige controle over je document houden. Soms kan het zijn dat je als "(hoofd)beheerder" bepaalde onderdelen helemaal niet (meer) wilt laten wijzigen.

Als je de Track Changes functionaliteit in Word gebruikt voor het laten nalezen en becommentariëren van een document door meerdere personen, kan het nuttig zijn om te verhinderen dat deze in het proces zelf kunnen ingrijpen (goed- of afkeuren, activeren of deactiveren). Gebruik daarvoor de Restrict Editing op de tab Review.

Deze knop opent het Restrict Formatting and Editing paneel aan de rechterkant van het scherm. Je kunt hier op 2 manieren verhinderen dat personen de Track changes kunnen wijzigen of uitzetten. De keuze tussen de twee mogelijkheden wordt bepaald door het feit of het volledige document mag bewerkt worden of slechts een gedeelte ervan.

Beveilig Track Changes voor een volledig document

Als het volledige document mag worden bewerkt en becommentarieerd, kies dan in het paneel in het tweede gedeelte Editing restrictions onder Allow only this kind of editing in the document voor Tracked changes.

Klik op Yes, Start Enforcing Protection om te beveiliging af te dwingen.

Om te verhinderen dat iemand de bescherming ongeoorloofd opheft, kun je nog als extra beveiliging een paswoord koppelen aan deze optie in het scherm dat tevoorschijn komt nadat je de optie activeert.

Op de Review tab wordt de Track Changes knop gedeactiveerd. De gebruiker kan nu nog enkel zijn eigen voorkeuren wijzigen, maar geen wijzigingen (van anderen) meer goed- of afkeuren.

.

In het Restrict Formatting and Editing panel kan de gebruiker lezen dat het document is beveiligd en dat alle wijzigingen in het document zullen worden geregistreerd.

Beveilig een gedeelte van je Word document

Om te maken dat gebruikers slechts een gedeelte van het document kunnen bewerken en becommentariëren, zet je het volledige document in Read only, maar selecteer je eerst de stukken tekst die bewerkt mogen worden.

Activeer eerst de Track Changes en kies dan in het Editing Restrictions gedeelte van het Restrict Formatting and Editing paneel voor No Changes (Read Only). De geselecteerde tekst in het document wordt meteen gemarkeerd met een kleur om aan te geven dat deze tekst nog wel bewerkt kan worden.

Onder Exceptions kan je aangeven welke gebruikers nog schrijfrecht hebben in het onbeveiligde gedeelte: iedereen (selecteer dan Everyone) of enkel bepaalde gebruikers. Dit kun je door hun email-adres of gebruikersnaam op te geven.

Klik op Yes, Start Enforcing Protection om te beveiliging af te dwingen.

De Track changes knop kan niet meer worden geselecteerd, maar de Track changes blijft actief.

Om nadien de markering van de te wijzigen tekst weer te verwijderen moet je de Read Only in het Restrict Formatting and Editing paneel weer verwijderen via het keuzevakje:

Klik je op Yes in het pop-up venster wordt het volledig document weer bewerkbaar voor iedereen.

Deel dit blogbericht

Also interesting for you

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Exclusieve tips & tricks
  • Informatie over onze opleidingen
  • Trends in opleidingen
  • Uitnodigingen voor studiedagen en events

Meest gekozen opleidingen