Word mail merge voor het maken van badges

Wie vaak events organiseert weet dat het maken van badges hiermee onlosmakelijk verbonden is. Zelf kies ik meer en meer voor textieletiketten omdat badgehouders best duur zijn en het veel werk is om papieren badges te snijden en in de badgehouders te plaatsen. Het nadeel van textielbadges is dan weer dat je moet opletten met delicate stoffen (zoals leren jassen). En niet iedere printer levert een zuiver resultaat op.

Maar hoe maak je nu snel en efficiënt badges via een mail merge in Word?

Ik licht het even toe aan de hand van mijn eigen Wordversie, namelijk 2013, maar dezelfde werkwijze is van toepassing voor Word 2007 en 2010.

In de ribbon (het lint) vind je de tab 'mailings'. Als je daar op klikt, kan je via 'start mail merge' de 'step-by-step mail merge wizard' aanspreken. Ik vind dat persoonlijk de meest handige manier van werken, omdat je begeleid wordt in het proces aan de hand van 6 stappen.

Stap 1: Starting document

Je kiest in het geval van badges natuurlijk voor de optie 'labels'. Daarna kan je meteen via 'label options' gaan kiezen met welke labels (etiketten) je wenst te werken. Ik werk met textieletiketten van het merk Herma, nummer 4420. Het leuke aan Word is dat de meest gekende merken er standaard inzitten en je dus meteen de juiste layout voor je krijgt.

Tip: Heb je een nieuwe installatie van Word of heb je nog nooit eerder een mail merge gedaan, dan kan het zijn dat je geen rasterlijnen ziet wat vervelend is, maar dit kan je snel verhelpen door even te klikken op 'view gridlines' (onder 'layout'). En zet meteen ook maar een vinkje bij 'ruler' (onder 'view'), ook dat is best handig bij het uitvoeren van een mail merge.

Stap 2: Select recipients

Natuurlijk heb je een mooi Excellijstje klaarstaan met daarin de gegevens die je wilt tonen op de badges, denken we aan de firmanaam, voornaam, achternaam. Maak voor ieder veld een andere kolom, dat geeft je de meeste flexibiliteit. Bij het ophalen van je lijst, kan je nog filteren op gegevens die je ook in je lijst hebt zitten (je wenst bijvoorbeeld enkel Nederlandstaligen te selecteren). Ook nuttig is het sorteren, zodat je badges alfabetisch worden geprint op achternaam of firmanaam.

Stap 3: arrange your labels

Tijd om de layout van je labels in orde te maken. Hiervoor verlaat ik altijd even de wizard want ik voeg graag het logo van Xylos toe aan de badges. Dit kan eenvoudig door in het eerste etiket te gaan staan en 'insert picture' te doen. Je haalt je logo op (liefst al vooraf verkleind) en zet dit op de gewenste plaats op je badge via de 'picture tools' ('position' aanpassen naar gewenste plaats en via 'wrap text' zet je de picture 'behind text'). Het is belangrijk om de picture 'behind text' te zetten want dan kan je nooit in de problemen komen met het netjes positioneren van je tekst die ook op de badge moet komen. Eens je picture goed staat in je eerste badge, doe je 'update labels' (in de 'mailing' tab bovenaan) en dan komt het logo op iedere badge te staan.

Een leuke tip die ik heb opgestoken tijdens één van de webinars van mijn collega Tom Van 't Veld is de volgende: Stel dat je toch nog wat wilt schuiven met het logo, dan merk je dat dit niet zomaar kan, want het is niet meer aanklikbaar (het staat immers in de background). Maar dankzij de optie 'select' 'select objects' in de hometab kan je er toch opnieuw aan. Zo kan je het logo verder aanpassen naar wens en via 'update labels' staat het dan ook weer op alle labels goed.

Daarna is het zaak om de gewenste velden op je badge te krijgen, zoals de firmanaam en de naam van de persoon. Je plaatst je cursor in de eerste badge en je kiest via de optie 'insert merge field' (onder 'mailings') de velden die je op de badge wilt tonen. Daarna pas je de layout aan (lettertype, grootte, positionering) en je doet weer 'update labels' zodat het op iedere badge verschijnt.

 

Word mail merge

 

 

 

 

 

 

Stap 4: preview your labels

Dit spreekt voor zichzelf. Door te klikken op 'preview your labels' krijg je één pagina als voorbeeld hoe je finale mail merge er zal uitzien. Ben je niet tevreden met het resultaat, dan kan je terug naar je orginele document door nog eens te klikken op 'preview results' bovenaan.

Stap 5: complete the merge

Ben je wel tevreden van de preview, dan ga je de mail merge afwerken. Via 'edit individual labels' zie je dat er een nieuw Word document wordt aangemaakt met je finale mail merge.

Stap 6: de merge is klaar en je kan je document printen.

Tip: maak je gebruik van textielbadges, dan doe je best enkele testen met het printen ervan. De printers bij Xylos hebben een optie 'papierkeuze' waar we 'labels' kunnen aanduiden (via advanced opties van de printer) zodat de printer er correct mee omgaat. Pas je de settings van de printer niet aan, dan riskeer je vuile vegen en een onzuiver resultaat (ook al gaat het om laserprinters).

Volg je bovenstaande stappen, dan zal je merken dat je op een heel snelle manier je badges klaar hebt voor je volgende event!

Katrien Vanherck is marketing manager bij Xylos

Voor meer info, contacteer ons via xylos@xylos.com.

 

 

 

 

Deel dit blogbericht

Also interesting for you

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd.

Breng jouw kennis en skills naar een hoger niveau

Schrijf nu in voor onze nieuwsbrief en krijg maandelijks:

  • Exclusieve tips & tricks
  • Informatie over onze opleidingen
  • Trends in opleidingen
  • Uitnodigingen voor studiedagen en events

Meest gekozen opleidingen