Overzicht op alle gepresteerde uren met één klik in Excel

De Nederlandse leverancier van grafische apparatuur Heidelberg zocht een efficiënte manier om alle gepresteerde en opgespaarde uren van hun onderhoudstechnici snel te verwerken. Xylos ontwikkelde een rapporteringstool in een Excel-bestand.

De uitdaging: rapportering die voldoet aan een nieuwe cao

Heidelberg deed al eens een beroep op onze expertise voor de ontwikkeling van een rapporteringstool in Microsoft Excel 2003. Maar sinds de lancering van een nieuwe cao, was er nood aan een update. In een vijftal dagen ontwikkelden we een nieuwe tool met meer rapporteringsmogelijkheden en een aantrekkelijke gebruikersinterface.

De oplossing : automatisering van crm-gegevens in Excel

Dankzij onze rapporteringstool krijgt de hr-afdeling de gegevens uit het crm-systeem netjes aangeleverd in een Excel-bestand. In het bestand staat een totaaloverzicht van alle werkuren, overuren, reisuren en spaaruren van de onderhoudstechnici. De hr-dienst kan die lijst eenvoudig doormailen naar het extern bureau dat instaat voor de salarisverwerking.

Ook de onderhoudstechnici krijgen maandelijks een Excel-bestand in hun mailbox met een overzicht van alle gepresteerde uren. Zo weten ze meteen hoeveel en welke overuren ze hebben gepresteerd of opgespaard.

Het resultaat: significante tijdsbesparing

De Teamleader Service Administratie bij Heidelberg, Arie Van Laar, verklaart waarom het Excel-bestand de administratie vereenvoudigt: “De rapporteringstool van Xylos zorgt voor interne optimalisatie en efficiëntie bij het verwerken van gepresteerde uren van onze medewerkers."

De rapporteringstool bevat heel wat handige functies:

  • een knop voor het automatisch importeren en verwerken van gegevens uit de hr-module van SAP;
  • een issues-knop die alle onregelmatigheden in de gegevens signaleert;
  • de mogelijkheid om een overzicht naar werknemers en verantwoordelijken te e-mailen;
  • de mogelijkheid om een bestand met opgespaarde uren te e-mailen.

Bent u ook op zoek naar een efficiënte rapporteringstool?

Neem meteen contact op