Hoe je een Microsoft 365-omgeving beheert en beveiligt

Je betaalt voor het volledige Microsoft 365-pakket, maar je mensen gebruiken maar de helft. Bestanden staan verspreid over persoonlijke mappen, mailboxen en SharePoint-sites die niemand beheert. Ondertussen blijven laptops maanden ongepatcht.

In dit artikel ontdek je hoe je Microsoft 365 beheert als één veilige en goed georganiseerde werkplek, op basis van de trajecten die we bij klanten begeleiden.

Microsoft 365 beheren betekent dat iemand je gebruikers, toestellen, bestanden en beveiliging binnen Microsoft 365 continu opvolgt. Denk aan accounts en toegangsrechten in Entra ID, laptops via Intune, samenwerking in Teams, SharePoint en OneDrive, en beveiliging met Defender.

Goed beheer zorgt ervoor dat je licenties renderen. Je data blijft veilig en je omgeving is klaar voor Copilot en andere AI-toepassingen.

In veel organisaties is Microsoft 365 organisch gegroeid. Iedereen kan een Team aanmaken, externe delen staat wijd open, niemand weet nog welke SharePoint-site actueel is. Medewerkers hebben toegang tot gevoelige data zonder dat iemand dat bewust besliste. Governance bestaat op papier, maar wordt in de praktijk niet toegepast.

Hieronder lees je welke stappen je onderneemt om daar verandering in te brengen.

Kijk naar je huidige Microsoft 365-omgeving en naar hoe je teams vandaag samenwerken:

• Welke licenties heb je?

• Welke functies gebruik je

• Waar staan je bestanden?

• Wie heeft toegang tot wat?

Bepaal wie Teams en SharePoint-sites mag aanmaken. Spreek ook af hoe je die extern deelt en hoe lang je data bewaart. Label gevoelige documenten, zodat de beveiliging met het document meereist.

Leg daarnaast een security baseline vast: meervoudige authenticatie voor iedereen, voorwaardelijke toegang in Entra ID en bescherming van toestellen en accounts met Defender XDR. Die basis is ook nodig voor Copilot, want Copilot werkt met de rechten die je gebruikers vandaag hebben.

Met Microsoft Intune beheer je laptops en smartphones centraal. Een nieuwe laptop configureert zichzelf via Autopilot zodra de medewerker zich aanmeldt. Updates en patches worden automatisch uitgerold en een verloren toestel wis je op afstand. Zo voldoet elk toestel aan dezelfde regels, ook thuis of onderweg.

Teams, SharePoint en OneDrive geef je een duidelijke structuur:

• Persoonlijke bestanden: OneDrive

• Teamwerk: Teams

• Bedrijfsbrede informatie: SharePoint-intranet.

Migreer bestaande bestanden gestructureerd en classificeer ze meteen

Een goed ingerichte omgeving helpt pas als mensen weten hoe ze die kunnen gebruiken. Combineer verschillende leervormen in een blended programma. Bijvoorbeeld:

• korte leermomenten met OASE

• een-op-een begeleiding door Digital Coaches

• Microsoft 365-opleidingen

Zo zorg je dat je mensen nieuwe functies ook gaan gebruiken. Je servicedesk krijgt minder vragen en je haalt meer rendement uit je licenties.

Microsoft 365 verandert elke maand. Je volgt best de nieuwe functies en beveiligingsupdates op. Check ook regelmatig of je licenties nog passen bij wat je mensen gebruiken.

Zoek je een partner voor beheer en beveiliging van je Microsoft 365-omgeving? Neem deze vragen mee naar het kennismakingsgesprek:

• Kijkt de partner naar beveiliging, samenwerking en adoptie samen?

• Helpt de partner je governance vastleggen en ook toepassen?

• Heeft de partner ervaring met Intune, Autopilot en Defender?

• Hoe begeleidt de partner je mensen bij nieuwe functies?

• Blijft de partner je omgeving beheren en je licenties opvolgen?

Xylos is een Belgisch familiebedrijf in tech met hoofdzetel in Antwerpen, met veertig jaar ervaring en meer dan 150 gecertificeerde experts. Xylos is Microsoft Solutions Partner voor AI Business Solutions, met de specialisaties Adoption and Change Management en Modernize Endpoints, en voor Security.

Xylos werkt in drie domeinen. Secure Workplace legt de basis met Intune en Autopilot, Defender XDR en Entra ID. Workplace Productivity richt Teams, SharePoint en OneDrive in, met governance, datamigratie, opleiding en licentieoptimalisatie. Learning, OASE en PlayForward zorgen dat je je mensen meekrijgt, met video tutorials, Digital Coaches en adoptietrajecten.

Een traject verloopt in vier stappen: verkenning, architectuur en governance, gefaseerde uitvoering, en adoptie en beheer via Managed Services. Zo beheert Xylos al veertien jaar de Microsoft 365-omgeving van een internationale industriële groep.

Benieuwd hoeveel je uit je Microsoft 365-licenties haalt? Plan een verkennend gesprek met onze experts.