Gérer et sécuriser Microsoft 365 : comment tirer le meilleur de vos licences

Vous payez pour l'ensemble de la suite Microsoft 365, mais vos collaborateurs n'en utilisent que la moitié. Les fichiers sont dispersés entre des dossiers personnels, des boîtes mail et des sites SharePoint que personne ne gère. Et pendant ce temps, des portables restent des mois sans mises à jour.

Dans ce guide, nous expliquons comment gérer Microsoft 365 comme un environnement de travail unique, sûr et bien organisé, sur la base des trajets que nous menons avec nos clients.

Gérer Microsoft 365 signifie que quelqu'un suit en continu vos utilisateurs, appareils, fichiers et votre sécurité dans Microsoft 365. Pensez aux comptes et aux droits d'accès dans Entra ID, aux portables via Intune, à la collaboration dans Teams, SharePoint et OneDrive, et à la sécurité avec Defender.

Une bonne gestion garantit que vos licences sont rentables, que vos données restent sûres et que votre environnement est prêt pour Copilot et d'autres applications IA.

Dans beaucoup d'organisations, Microsoft 365 a grandi de manière organique. Tout le monde peut créer une équipe Teams, le partage externe est grand ouvert et plus personne ne sait quel site SharePoint est encore à jour. Des collaborateurs ont accès à des données sensibles sans que personne ne l'ait décidé consciemment. La gouvernance existe sur papier, mais n'est pas appliquée dans la pratique.

Les étapes ci-dessous y mettent de la structure.

Examinez votre environnement Microsoft 365 actuel et la manière dont vos équipes collaborent aujourd'hui. Quelles licences avez-vous, quelles fonctionnalités utilisez-vous, où se trouvent vos fichiers et qui a accès à quoi ?

Déterminez qui peut créer des équipes Teams et des sites SharePoint, comment vous partagez en externe et combien de temps vous conservez les données. Étiquetez les documents sensibles, pour que la protection accompagne le document.

Définissez aussi une base de sécurité : authentification multifacteur pour tous, accès conditionnel dans Entra ID et protection des appareils et des comptes avec Defender XDR. Cette base est aussi nécessaire pour Copilot, car Copilot fonctionne avec les droits dont vos utilisateurs disposent aujourd'hui.

Avec Microsoft Intune, vous gérez les portables et les smartphones de manière centralisée. Un nouveau portable se configure tout seul via Autopilot dès que le collaborateur se connecte, les mises à jour et les correctifs sont déployés automatiquement et vous effacez à distance un appareil perdu. Chaque appareil respecte ainsi les mêmes règles, aussi à domicile ou en déplacement.

Donnez à Teams, SharePoint et OneDrive une structure claire. Les fichiers personnels vont dans OneDrive, le travail d'équipe dans Teams et les informations de l'entreprise sur un intranet SharePoint. Migrez les fichiers existants de manière structurée et classez-les immédiatement.

Un environnement bien organisé n'aide que si les gens savent l'utiliser. De courts moments d'apprentissage dans OASE, l'accompagnement par des Digital Coaches et des formations fonctionnelles Microsoft 365 garantissent que les nouvelles fonctionnalités sont réellement utilisées. Résultat : moins de questions pour votre service desk et plus de rendement de vos licences.

Microsoft 365 évolue chaque mois. Suivez les nouvelles fonctionnalités et les mises à jour de sécurité, surveillez votre conformité et vérifiez régulièrement si vos licences correspondent encore à ce que vos collaborateurs utilisent.

• Le partenaire examine-t-il ensemble la sécurité, la collaboration et l'adoption ?

• Le partenaire vous aide-t-il à définir votre gouvernance et aussi à l'appliquer ?

• Le partenaire a-t-il de l'expérience avec Intune, Autopilot et Defender ?

• Comment le partenaire accompagne-t-il vos collaborateurs face aux nouvelles fonctionnalités ?

• Le partenaire continue-t-il à gérer votre environnement et à suivre vos licences ?

Xylos est une entreprise tech familiale belge dont le siège est à Anvers, forte de quarante ans d'expérience et de plus de 150 experts certifiés. Xylos est Microsoft Solutions Partner for AI Business Solutions, avec les spécialisations Adoption and Change Management et Modernize Endpoints, et for Security.

Xylos travaille dans trois domaines. Secure Workplace pose la base avec Intune et Autopilot, Defender XDR et Entra ID. Workplace Productivity met en place Teams, SharePoint et OneDrive, avec la gouvernance, la migration des données, la formation et l'optimisation des licences. Learning, OASE et PlayForward veillent à ce que vos collaborateurs suivent, avec du microlearning, des Digital Coaches et des trajets d'adoption.

Un trajet se déroule en quatre étapes : exploration, architecture et gouvernance, exécution par phases, puis adoption et gestion via Managed Services. C'est ainsi que Xylos gère depuis quatorze ans l'environnement Microsoft 365 d'un groupe industriel international.

Vous voulez savoir ce que vous tirez de vos licences Microsoft 365 ? Planifiez un entretien exploratoire avec nos experts.