Formations IA et Microsoft 365 : comment vous assurer qu'elles portent leurs fruits

Dans beaucoup d'organisations, les licences IA sont prêtes, mais presque personne ne les utilise bien. Ce sont vos collaborateurs qui déterminent si l'IA et Microsoft 365 rapportent quelque chose. Ils doivent savoir ce que les outils peuvent faire et comment les utiliser de manière responsable.

Dans ce guide, nous expliquons comment mettre en place un parcours de formation qui se voit dans le travail quotidien, sur la base des trajets que nous menons avec nos clients.

Une formation ne rapporte que lorsque vous observez un autre comportement sur le terrain : des collaborateurs qui trouvent plus vite ce qu'ils cherchent, collaborent plus facilement et utilisent l'IA pour des tâches qui prenaient auparavant des heures. L'apprentissage commence donc par l'humain, et la technologie est un moyen.

Depuis février 2025, l'AI Act exige en outre que les organisations assurent un niveau suffisant de littératie en IA chez les collaborateurs qui utilisent l'IA. La formation devient ainsi aussi une obligation.

Une formation est souvent planifiée comme une session ponctuelle, sans suivi. Tout le monde reçoit le même contenu, débutant ou utilisateur aguerri de Copilot. Les exemples viennent d'un manuel plutôt que du travail réel. Et après coup, personne ne mesure si quelque chose a changé.

Une formation ponctuelle reste un bon début. L'effet est plus grand lorsqu'elle s'inscrit dans un parcours. Les étapes ci-dessous vous y aident.

Avant de choisir une formation, il est utile de savoir ce que votre équipe sait déjà faire. Avec Xylos Insights, un agent IA mène une courte conversation avec chaque collaborateur. Vous obtenez un DigiScore par collaborateur, une heatmap par équipe et un aperçu des besoins d'apprentissage et des formats préférés de vos collaborateurs. Sur cette base, vous construisez un parcours sur mesure, jusqu'au niveau de chaque collaborateur si vous le souhaitez.

L'ordre dépend de votre organisation. Voici les points de départ que nous voyons le plus souvent. Certaines organisations posent d'abord une base large pour tout le monde. D'autres approfondissent avec un seul département puis déploient plus largement. D'autres encore optent pour un parcours de croissance complet, ou assurent d'abord un socle numérique solide avant de se lancer dans l'IA.

Les gens apprennent de différentes manières. Combinez donc formation en classe et en ligne avec du coaching sur le lieu de travail. De courtes vidéos dans OASE, notre plateforme vidéo d'apprentissage, donnent à vos collaborateurs une explication au moment où ils en ont besoin. Avec PlayForward, notre plateforme en ligne de gamified learning, les équipes découvrent l'IA et Copilot par le jeu et des défis d'équipe. Le programme de littératie en IA développe en quelques mois les connaissances nécessaires pour utiliser les outils IA de manière productive.

Les participants apprennent le plus vite dans un environnement d'apprentissage sûr, avec des exercices tirés de leur propre fonction. Commencez donc par un intake de connaissances, pour que le formateur sache avec quels documents, processus et questions vos collaborateurs travaillent au quotidien.

Lorsque vous déployez Microsoft 365, Copilot ou une nouvelle application, planifiez immédiatement l'accompagnement. Le change management veille à ce que les gens sachent pourquoi quelque chose change et ce que cela leur apporte. Les Digital Coaches aident les collègues sur le lieu de travail, et votre service desk reçoit moins de questions.

Après le parcours, mesurez à nouveau où en sont vos collaborateurs et examinez l'utilisation des outils. Vous voyez ainsi les progrès réalisés et où poursuivre vos efforts.

• Le partenaire mesure-t-il d'abord où en sont vos collaborateurs, avant de choisir une formation ?

• Le partenaire travaille-t-il avec des exercices tirés de votre propre travail ?

• Le partenaire combine-t-il formation, coaching et apprentissage en ligne ?

• Le partenaire accompagne-t-il aussi l'adoption lors du déploiement de nouveaux outils ?

• Comment le partenaire mesure-t-il l'effet sur le terrain ?

Maxeda DIY Group a opté pour un parcours d'apprentissage personnalisé qui a ancré Microsoft Copilot dans le travail quotidien. Erik Cuypers, Group CDO & CIO : « Grâce à leur offre variée de formations, de webinaires et de sessions de coaching individuelles, l'enthousiasme est aujourd'hui palpable. Les gens n'ont pas peur de l'IA, au contraire : ils commencent à l'utiliser de plus en plus. »

Xylos est une entreprise tech familiale belge dont le siège est à Anvers. La formation est notre métier depuis quarante ans : nous formons plus de 74 000 personnes chaque année, et cette expérience est rassemblée dans une base de connaissances de plus de quatre-vingts formations et formats d'apprentissage. Xylos est Microsoft Solutions Partner for AI Business Solutions, avec la spécialisation Adoption and Change Management.

Avec les Learning Services, Xylos accompagne les organisations dans la formation de leurs collaborateurs. L'offre comprend les formations Microsoft 365, les formations IA et Copilot, le Microsoft 365 productivity track, le programme de littératie en IA, PlayForward et la plateforme vidéo OASE. Xylos Insights est le point de départ pour mesurer où en sont vos collaborateurs. Xylos a notamment travaillé pour Maxeda, AXA, AG Insurance, Belfius et DP World.

Vous voulez savoir quel parcours convient à votre organisation ? Planifiez un entretien avec nos experts ou commencez avec Xylos Insights.